Un·e Assistant.e de direction/ appui CEVU

Missions
Mission :
Assister le directeur et la directrice adjointe de la DES et apporter l'aide nécessaire au vice-président du CEVU dans la gestion et l'organisation du conseil des études et de la vie universitaire et des commissions afférentes.
Mission 1 : Assister le directeur des études et la directrice adjointe
Activités
- Saisir, mettre en forme des documents divers {courriers, mails, rapports, etc.), les reproduire et les diffuser.
- Traiter et diffuser des informations internes et externes
- Organiser les réunions et leurs aspects logistiques, rédiger les relevés de décisions
- Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Classer, pré-archiver les documents
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative
Mission 2 : Assurer l'appui au vice-président du CEVU dans la préparation des conseils et assurer la gestion du CEVU
Activités
- Contribuer à l'élaboration des documents soumis au vote des conseils : dossier-type de demande d'accréditation, règlement des études, calendrier universitaire, chartes liées à la scolarité, collecte des MCC, collecte des modalités de candidature
- Gérer l'organisation matérielle et logistique des CEVU
- Assurer l'envoi des ordres du jour et des convocations
- Vérifier la régularité des conseils (quorum, vote, etc.)
- Participer au conseil, prendre des notes, rédiger les relevés de décision, les délibérations ,et les diffuser.
- Assurer le lien avec le secrétariat de la présidence et la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles.
- Suivre les décisions en lien avec les services de l'université
Mission 3 : Assurer le suivi de l'application OS-ticket pour la gestion des réclamations /recours en lien avec le Vice-président du CEVU
Activités
- Vérifier la régularité des demandes de réclamations/recours
- Consulter les composantes et assurer le suivi des réponses aux étudiants lorsque c'est nécessaire.
- Préparer les réponses en lien avec le VP CEVU et le directeur de la DES
- Informer les étudiants des décisions et assurer le suivi de la décision avec les services gestionnaires.
Mission 4 : Assurer la gestion et le suivi des commissions (commission pédagogique du CEVU, exonération des droits d'inscription, commission engagement étudiant, Césure, etc.)
Activités
- Enregistrer les demandes dans les tableaux de bord pour les commissions
- Convoquer les commissions et préparer les documents utiles à la prise de décision
- Participer aux réunions et aux commissions, enregistrer les décisions
- Préparer les courriers réponses et les soumettre à la signature de la présidente de l'université.
Mission 5 : Assurer le suivi du budget de la Direction et assister le directeur dans la construction du budget annuel
Activités
- Préparer le budget avec le d