Adjoint en gestion administrative
Référence : 2024-1735399
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université - Localisation : IUT Aix-Marseille Campus Etoile -Saint Jerome, 142 Traverse Charles Susini,13013 Marseille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Vos activités principales seront :
· Accueillir, informer, orienter les étudiants et intervenants
· Gérer et traiter les informations orales (accueil téléphonique) ou écrites (courrier et messagerie)
· Saisir, mettre en forme et éditer des documents
· Gérer les conventions de stages des étudiants
· Effectuer le suivi des absences- formulaire FORMASUP
· Saisir les notes et lancer les jurys sur le logiciel APOGÉE et éditer les relevés de notes
· Recueillir et vérifier les dossiers de recrutement des enseignants vacataires et les transmettre complets à l'antenne RH via ARES
· Saisie des notices de rémunérations des enseignants
· Formations encadrées : BUT 2ime année en Formation Initiale et en Alternance
· Participation aux séminaires CFA -FORMASUP
Profil recherché
Connaitre le contexte réglementaire et administratif des universités, notamment ceux inhérents à la comptabilité et aux heures complémentaires d'enseignements.
Connaître les règles de base en matière de gestion administrative et de secrétariat
Connaître l'organisation et l'offre de formation de la composante.
Connaître l'organisation générale de l'université
Connaître les droits et devoirs du fonctionnaire
Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Office) et partage de documents
Capacité à se former et être autonome sur les outils universitaires (Ametice, ADE, Cactus, ARES,
APOGÉE)
Savoir prioriser les tâches, organiser son temps de travail et travailler en équipe
Être patient, à l'écoute et avoir un très bon sens relationnel
Discrétion et confidentialité
Respect des règles et de la hiérarchie
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Compétences attendues
Connaitre le contexte réglementaire et administratif des universités, notamment ceux inhérents à la comptabilité et aux heures complémentaires d'enseignements.
Connaître les règles de base en matière de gestion administrative et de secrétariat
Connaître l'organisation et l'offre de formation de la composante.
Connaître l'organisation générale de l'université
Connaître les droits et devoirs du fonctionnaire
Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Office) et partage de documents
Capacité à se former et être autonome sur les outils universitaires (Ametice, ADE, Cactus, ARES,
APOGÉE)
Savoir prioriser les tâches, organiser son temps de travail et travailler en équipe
Être patient, à l'écoute et avoir un très bon sens relationnel
Discrétion et confidentialité
Respect des règles et de la hiérarchie
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Labelisée Initiative d’excellence depuis 2012, amU est une université de recherche intensive, à la fois ancrée sur son territoire et reconnue internationalement. Attractive, engagée, dynamique, amU construit son avenir avec l’ensemble de ses communautés. En 2023, elle a défini une vision ambitieuse à horizon 2030, qui s’exprime autour de quatre actions stratégiques.
Nous recrutons dans plus de 260 métiers
La qualité de vie au travail, la recherche de sens et d’utilité dans son métier, la polyvalence des postes et le rôle de l’université pour le territoire… Les raisons de nous rejoindre sont nombreuses. À votre tour, prenez part à cette belle aventure et contribuez à faire bouger les lignes !
Qui sommes-nous ?
Avec une offre pluridisciplinaire d’excellence et résolument tournée vers l’international, amU est à la fois un lieu de savoirs, d’innovations et d’engagements déterminants pour relever les défis de notre époque et jouer un rôle positif au service de la société.
amU défend une ambition : ouvrir le champ de tous les possibles et permettre à chacune et chacun de s’épanouir en faisant avancer la société.
Ainsi, elle multiplie les projets interdisciplinaires, audacieux et créatifs pour apprendre à penser ensemble le monde de demain. En écho à ses valeurs sociales et solidaires, elle agit pour le bien-être des étudiants et de ses personnels. Enfin, tout en assumant un rôle socio-économique local important, amU profite de sa situation géographique exceptionnelle pour développer des partenariats dans le monde entier.
Nous accueillons chaque année des dizaines de milliers d’étudiantes et d’étudiants. Travailler à amU, c’est les accompagner et participer à la construction du monde de demain. Notre offre pluridisciplinaire et notre dynamisme nous placent au cœur des enjeux sociétaux et écologiques. Elle fait aussi de nous un acteur majeur du développement du territoire.
Descriptif du service
Sous la responsabilité du chef de département GEA,vous assurez le secrétariat et la gestion administrative du département, contribuer à la gestion pédagogique, participer à la gestion financière du département.
Vous assurerez la gestion et les relations auprès des Étudiants (plus de 400), des Enseignants (18) et des intervenants vacataires (55).
À propos de l'offre
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Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, si votre CV et retenu, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Une flexibilité du travail : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social
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NEANT
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Vacant à partir du 01/11/2024
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Gestionnaire de scolarité
