Agent d'accueil et de gestion administrative - COMMUNE DE BIDART

Rejoignez notre équipe à la Mairie de Bidart en tant qu'agent d'accueil H/F à mi-temps (17h30/semaine) !

Vous serez le premier visage que nos administrés verront, jouant un rôle clé dans l'accueil chaleureux et le renseignement efficace du public.

Votre sens du service public et votre aisance avec les outils informatiques seront des atouts précieux pour gérer les demandes des citoyens et le courrier de la collectivité.

Dans un environnement stimulant, vous aurez l'opportunité de collaborer avec tous nos services et de contribuer activement à la bonne marche de la mairie.

Si vous êtes organisé, réactif et avez le souci du détail et le sens du contact, cette opportunité est faite pour vous.

Mission 1 : Assurer l'accueil et renseigner le public se présentant à l'accueil de la Mairie

Accueillir et renseigner le public sur place et par téléphone :
- Réaliser de l'accueil de premier niveau
- Orienter les usagers vers les services internes et / ou les réorienter
- Réceptionner et transmettre des messages.
- Gestion de la boite mail de la mairie
- Se tenir informé des démarches administratives.

Surveiller les accès du hall Mairie :
- Ouvrir et fermer les portes de l'accueil Mairie aux heures indiquées.
- S'informer de l'identité de toutes les personnes entrantes.
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents.

Assurer la gestion de l'espace d'accueil de la Mairie :
- Afficher des supports d'informations actualisés.
- Prendre en charge la gestion des stocks de documentations.
- Tenir l'espace de travail et d'accueil propre et organisé.


Mission 2 : Participer à la gestion des documents administratifs en collaboration avec le responsable du service.

Traiter les principaux dossiers administratifs des administrés (certificats de vie, demandes d'actes, livret de famille...) 
- Être pédagogique avec le public souhaitant constituer un dossier administratif.
- Vérifier les pièces du dossier apportées par l'administré.
- Constituer et suivre les dossiers.
- Renseigner et prendre des RDV pour les démarches d'état civil/funéraire/élections.
- Renseigner sur les démarches liées aux listes électorales, recevoir les dossiers d'inscriptions, participer à la gestion de la liste électorale.


Mission 3 : Gérer le courrier le la collectivité.

Assurer la réception, la distribution et l'expédition du courrier entrant et sortant de la collectivité.
- Réceptionner et ouvrir le courrier entrant (mail et courriers).
- Numériser, enregistrer et indexer les flux de courriers sortants et entrants dans la solution de gestion de documents.
- Mettre sous pli et préparer le courrier pour expédition quotidienne.
- Affranchir le courrier sortant.


Autres activités selon les besoins :
- Participer en collaboration avec les autres agents du service aux mission d'état civil et funéraire.
- Déplacements possibles sur le territoire pour transmettre des documents aux autres services.