Assistant(e) - Secrétaire particulier(ère) du directeur académique et de son adjoint
Référence : 2024-1745243
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Rectorat de Strasbourg
- Localisation : DSDEN du Bas-Rhin - 65 avenue de la Forêt Noire - Strasbourg
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions du poste
-Assurer la gestion et l’organisation quotidienne du travail du directeur académique et de son adjoint
-Assurer l’interface entre la direction (Dasen-Daasen), les partenaires externes et les services internes
-Relayer les informations utiles auprès de l’équipe de direction et des autres personnes travaillant au sein du cabinet
-Prendre en charge la gestion des dossiers spécifiques en fonction de l’actualité
missions susceptibles d’évoluer en fonction de l’organisation du cabinet. Elles impliquent un dialogue régulier et un travail quotidien avec la cheffe de cabinet et les autres assistantes, de même qu’avec les services (chefs de service, de division), ainsi qu’un lien régulier avec le cabinet du recteur (gestion de l’agenda).
Secrétariat particulier du directeur académique et de son adjoint
-Traiter les messages de la boite fonctionnelle de la direction (ce.inspecteur67@ac-strasbourg.fr)
-Répondre aux appels téléphoniques, les traiter le cas échéant, les orienter, les relayer
-Gérer les agendas du Dasen et du Daasen (rendez-vous, réunions, invitations)
-Rédiger et mettre en forme des courriers spécifiques à la demande du Dasen et du Daasen
-Planifier et organiser les différents entretiens professionnels et les entretiens de recrutement présidés ou co-présidés par le Dasen et le Daasen (conseillers techniques, chef du SDJES, recrutement sur postes à profils…)
-Collecter les documents pour préparer quotidiennement les pochettes du Dasen et du Daasen (déplacements, rendez-vous et réunions prévus à l’agenda)
-Organiser les déplacements quotidiens du Dasen et du Daasen, notamment établir le planning et le communiquer au chauffeur, veiller à sa mise à jour régulière
-Participer aux réunion hebdomadaires (de service, de l’équipe de direction)
Gestion des affaires courantes
-Rédiger des courriers, des circulaires départementales et les diffuser auprès des IEN et/ou des chefs d’établissement en fonction du sujet, de l’actualité
-Assurer la rédaction et la diffusion du relevé de décisions de la réunion hebdomadaire de l’équipe de direction
-Répondre aux demandes d’audience (parents d’élèves, représentants syndicaux des établissements) et préparer les convocations et les documents utiles pour ces audiences en lien avec les services de la DSDEN ou du rectorat le cas échéant
-Gérer la permanence téléphonique en période d’astreinte, soit établir le planning des permanences à effectuer (par roulement) au sein des membres de l’équipe de direction
Appui à la gestion des personnels de direction et des IEN
-Planifier, en lien avec le gestionnaire des personnels de direction, les entretiens avec les personnels de direction aux agendas du Dasen et du Daasen (entretiens professionnels, mobilité et autres)
-Assister ponctuellement et relayer en cas d’absence le gestionnaire des personnels de direction (notamment gérer les dossiers, relever et traiter les messages de la boite fonctionnelle dédiée gestionperdir67@ac-strasbourg.fr
Profil recherché
Connaissances
Organisation, actualité et enjeux du système éducatif, techniques de communication écrite et orale, environnement professionnel (direction départementale, services académiques)
Savoir-faire
Maitriser les outils bureautiques et les applications spécifiques à l’activité (logiciel de messagerie et agenda), mettre en forme et rédiger des courriers administratifs et personnels, planifier et respecter des délais, communiquer, maîtriser la langue française écrite et orale, travailler en équipe, alerter et rendre compte, hiérarchiser et prioriser
Savoir être
Grande discrétion, disponibilité, rigueur et fiabilité, très bon sens relationnel, grande réactivité, sens de l’organisation et de l’adaptation, autonomie
Localisation
Qui sommes-nous ?
Implantation administrative
Rectorat de l'académie
6 rue de la Toussaint
67975 Strasbourg cedex 9
Implantation géographique
Direction des services départementaux de l'éducation nationale du Bas-Rhin
65 avenue de la Forêt-Noire
67000 Strasbourg
Descriptif du service
Le poste est situé au sein du cabinet qui se compose d’une cheffe de cabinet, 4 assistantes et 1 gestionnaire : 1 assistant particulier du directeur académique et de son adjoint, 1 assistante de l’adjoint du directeur académique en charge du premier degré, 1 assistante de la secrétaire générale, une assistante de l’inspectrice chargée de l’orientation et l’affectation (à mi-temps), 1 gestionnaire des personnels de direction.
Le cabinet gère toutes les communications des membres de la direction de la DSDEN et tout ce qui relève de l’organisation des agendas, des courriers. Chaque assistante gère des dossiers en propre liés aux activités/périmètres des membres de la direction.
À propos de l'offre
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Dossier de candidature (CV + lettre de motivation) à transmettre à :
ce.drh@ac-strasbourg
ce.sg67@ac-strasbourg.fr
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IFSE : Groupe 2
Pas de NBI
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Vacant à partir du 02/01/2025
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Assistante / Assistant de direction
