Assistante / Assistant de direction

Vos activités principales :


En tant qu’adjoint(e) au secrétariat de direction, vous serez placé(e) sous la responsabilité du Directeur Interdépartemental de la Police Nationale et de son adjoint. A ce titre, vous serez en charge des missions de soutien organisationnel à la direction, dont :


• Gestion de l’agenda ;
• Gestion de l’accueil téléphonique et physique du directeur (dont filtrage et mise en attente) ;
• Gestion de la boite fonctionnelle de la DIPN ;
• Gestion des parapheurs ;
• Enregistrement et suivi du courrier administratif et judiciaire (arrivée et départ) ;
• Rédaction et mise en forme de documents (courrier, invitations et autres);
• Suivi des différents courriers ;
• Préparation des dossiers ;
• Contrôle des dossiers remis par les autres services ;
• Alerte en tant que de besoin sur les dossiers ou questions urgentes….

Vous serez également en charge de la gestion du secrétariat de l’Etat-Major comportant notamment le traitement du courrier, des archives ou de tout autre document ; la mise en page des notes, rapports émanant des unités EM ; le suivi des courriers, des demandes zonales, DNPN ou autres services ; le suivi des demandes des partenaires (SNCF, PAGO…) ; la permanence téléphonique de l’EM, la réponse aux commandes.


La hiérarchie pourra être amenée à vous solliciter pour toutes tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du service.


Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
• Secret professionnel
• Disponibilité, réactivité et polyvalence indispensables
• Capacité à travailler dans l’urgence et à gérer le stress
• Prise d’initiative et à-propos
• Bonne communication écrite / orale


Votre environnement professionnel :


Activités du service
 
La DIPN de la Vienne assure sous l’autorité du Préfet, la sécurité, la salubrité et la tranquillité publique dans les zones de sa compétence territoriale. Ses missions essentielles sont la protection des personnes et des biens, le maintien de l’ordre public nécessaire à l’exercice des libertés. Le personnel de la sécurité publique est composé de commissaires, d’officiers, de gradés et de gardiens, d’agents administratifs, techniques et scientifiques, ainsi que de policiers adjoints. Elle est compte environ 400 fonctionnaires.



Composition et effectifs du service

Le secrétariat de la DIPN est composé d’un personnel administratif.


Liaisons hiérarchiques

Le Directeur Interdépartemental de la Police Nationale, son adjoint.
Le Chef Etat-Major et son adjoint.


Liaisons fonctionnelles

Les chefs des services de la DIPN, la Préfecture, la DZPN, le SGAMI SO