Assistant(e) administratif ou administrative de CNRS Sciences informatiques (H/F)

Missions :
Au sein de l’équipe administrative de CNRS Sciences informatiques, vous assisterez la chargée d’appui au pilotage et à la direction, dans ses activités d’assistant(e) de direction et dans les activités de gestion quotidienne nécessaire au bon fonctionnement administratif de l’institut.
Activités :
Dans le cadre de votre mission et en support à la chargée d’appui au pilotage et à la direction de CNRS Sciences informatiques, vos activités principales se déclineront de la façon suivante :
• Participer à la gestion administrative de l’institut, en appliquant les procédures dédiées aux différentes activités administratives ;
• Assister la chargée d’appui au pilotage et à la direction dans la gestion des agendas, l’organisation de rendez-vous et de réunions pour les directrices et directeurs adjoint(e)s administrative (DAA) et scientifiques (DAS) de l’institut ;
• Assurer la continuité de service en son absence pour la gestion des boites mails secrétariat et les déplacements de la direction, en lien notamment avec le pôle finances (réservation des missions, suivi des dépenses correspondantes…) ;
• Rédiger et/ou mettre en forme et envoyer des courriers, notes et décisions en en assurant la traçabilité ;
• Réceptionner et diffuser le courrier, transmettre les parapheurs, classer et organiser le tri et l'archivage des documents ;
• Recueillir, alimenter et mettre à jour les listes de diffusion ainsi que des bases de données administratives de l’institut ;
• Réaliser des extractions dans les systèmes d'information de l’établissement (Reseda, Zento, Dialog…) ;
• Répondre aux demandes d'informations des autres services de l’établissement et des partenaires, et diffuser l'information en interne et en externe ;
• Assurer un soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de l’institut et de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) ;
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et interlocutrices internes (personnels) et externes (usagers).

Vous rendrez compte régulièrement des actions en préparation, en cours et exécutées à la chargée d’appui au pilotage et à la direction, qui sera votre responsable directe. Vous participerez à la vie collective de l’institut, incluant les réunions de service, le séminaire d’institut, les visites de laboratoires et les journées organisées à destination des unités (journées des directions d’unités, des responsables administratifs et administratives d’unités, des nouveaux et nouvelles entrant(e)s…).
Contexte de travail :
Le Centre national de la recherche scientifique (CNRS) est un organisme public de recherche placé sous la tutelle du Ministère de l'Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l'Innovation. Plus de 33 000 agents, en partenariat avec les universités et les grandes écoles, font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés h
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