ASSISTANTE DE DIRECTION - MAIRIE D AUBENAS
Référence : O007250128001124
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Aubenas
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Selon grille indiciaire de catégorie C + primes + CNAS € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité du cabinet du Maire, vous assurez les missions suivantes :
Missions liées à la gestion du courrier
* Ouverture et traitement du courrier entrant (enregistrement, scan, diffusion après validation de la cheffe du cabinet)
* Gestion des contrats de location, factures, fournitures, suivi de maintenance se rapportant à la machine à affranchir.
* Veille à la rigueur des mises en signatures (parapheurs) et au respect des procédures liées au courrier.
* Suivi des navettes extérieures, régulières et exceptionnelles (réception des demandes et traitement avec le Pôle citoyenneté ou Pôle RH).
* Suivi rigoureux du tableau « Chrono »
* Suivi des pochettes courriers et rappel des services pour le traitement des courriers jugés urgents ou importants par M le Maire ou la cheffe de Cabinet.
* Lien avec les services pour solutions d'urgence ou inhabituelle
* Veille au bon fonctionnement des matériels mis à disposition
Missions liées au Cabinet
* Recevoir, filtrer et orienter les appels du poste et les courriers du cabinet.
* Participation à l'organisation de réunions, préparer des dossiers si besoin.
* Gestion de l'agenda et des prises de rendez-vous.
* Gestion et mise à jour des fichiers Excel, réalisation de publipostage (v½ux, remise de l'agenda ...).
* Préparation des RDV permanences avec les administrés.
* Rédactions de courriers, d'excuses, félicitations, condoléances...
* Redistribution des parapheurs signés.
* Classement, archivage.
Mission liée au conseil municipal des enfants
* Secrétariat et animatrice du Conseil Municipal des enfants - fréquence réunion 1 fois/ mois
* Gestion de l'organisation, du déroulement et du suivi
Profil recherché
Les compétences requises
* Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques et administratifs.
* Sens des initiatives et des responsabilités ainsi que respect de la confidentialité.
* Adaptabilité, disponibilité, autonomie, sens de l'organisation et capacité à rendre compte.
* Bonne application de l'orthographe. Esprit de synthèse.
Les connaissances spécifiques requises
* Maîtrise de l'outil informatique indispensable et des outils internet (EXCEL et WORD indispensables)
Les qualités personnelles recherchées
* Qualité d'écoute et relationnelles
* Goût du travail en équipe
* Force de proposition et de créativité
* Gestion du stress et des conflits
* Disponibilité pour les réunions (matinée, soirée, etc...) notamment au moment de la prise de fonction
Savoir-être :
Neutralité, discrétion, disponibilité, sens du travail en équipe, autonomie, réactivité
Qui sommes-nous ?
La ville d'Aubenas (Ardèche)
13 002 habitants
ville centre de l'Agglomération Albenassienne,
pôle urbain de l'Ardèche méridionale
À propos de l'offre
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Les conditions de l'emploi :
* Temps complet : 39h,
Lundi : 08h30-12h00 / 13h30-17h30
Mardi au jeudi : 08h00-12h00 / 13h30-17h30
Vendredi : 08h00-12h00 / 13h30-17h00
* Lieu de travail : Mairie principale
* Nature du contrat : mobilité interne / recrutement en CDD (12 mois renouvelables) ou par voie de mutation ou de détachement,
* Primes (IFSE)
* CNAS.
?Merci d'envoyer votre candidature (CV + lettre de motivation) à :
Monsieur le Maire
Place de l'hôtel de Ville - BP 50128
07202 AUBENAS Cedex
Ou par e-mail : responsablerh@mairie-aubenas.fr
Renseignements :
Madame Corinne BIVENS
Directrice du cabinet du Maire :
? : corinne.bivens@mairie-aubenas.fr
Tél : 04 75 87 81 01
Prise de fonction : Avril-mai 2025
Date limite des candidatures : vendredi 21 février 2025.
Date de l'entretien : 7 mars 2025 (après-midi ; pas de visio).
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/04/2025
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Assistante / Assistant de direction
