ASSISTANT(E) DE DIRECTION DE CABINET
Référence : 2023-1229502
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Institut Polytechnique de Grenoble
Grenoble INP - UGA - Localisation : Grenoble INP-UGA, service de la Présidence
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 25 930 € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Le cabinet de la présidence est rattaché à l’administrateur général et composé de 3 personnes : une assistante de direction, une chargée des affaires administratives et financières et une directrice de cabinet. En étroite collaboration avec la direction générale des services, il accompagne l’administrateur général et son équipe politique dans l’exercice de leurs fonctions afin de contribuer à l’élaboration, la mise en œuvre et la lisibilité de la stratégie de l’établissement. ll est en relation avec l’ensemble des services et des composantes de l’établissement mais aussi avec les entités et partenaires extérieurs.
L’assistant.e de direction, sous la responsabilité de la directrice de cabinet et en lien fonctionnel avec la chargée d’affaires administratives et financières, qui supervise et intervient en appui à la réalisation de ses activités, assure des missions polyvalentes d'assistance administrative et financière en appui au bon fonctionnement du service et à l’exercice des fonctions de l’administrateur général et de son équipe. L’agent intervient dans un environnement de travail riche et dynamique, avec de très nombreuses interactions, dans des délais souvent contraints.
ACTIVITES
Vos missions s’articuleront autour de 3 volets principaux :
Appui opérationnel à l’administrateur général
- Gestion de son agenda dont organisation de réunions et contrôle des échéances, en collaboration étroite avec la direction générale des services quand pertinent
- Gestion de ses déplacements : ordres de mission, réservations hôtelières et transports, états liquidatifs
- Gestion de la boîte mail institutionnelle de la présidence (traitement, attribution, classement)
- Gestion du courrier entrant (enregistrement, attribution, classement) et sortant (mise en page, classement, envoi)
- Accueil physique et téléphonique
- Soutien à la prise de notes pour certaines réunions (ponctuel)
- Gestion des représentations de l’administrateur général
Appui opérationnel et financier à l’équipe politique et au service DGS
- Exécution du budget :
-Dépenses (traiteurs, achats divers)
-Recettes
-Déplacements : ordres de mission, réservations hôtelières
et transport
-Gestion des éventuelles gratifications de stage
- Montage de réunions en collaboration étroite avec la direction générale des services
Appui au fonctionnement du cabinet
- Alimentation de diverses bases de données (par exemple : fichiers contacts)
- Alimentation de la documentation numérique partagée du service
- Soutien logistique
Vous travaillerez en lien étroit avec les membres du cabinet et les assistantes de la direction générale des services
Profil recherché
COMPETENCES
Savoir-faire
- Avoir de fortes capacités d’organisation et de gestion des priorités
- Savoir travailler en équipe
- Savoir rendre compte
- Savoir travailler dans des délais contraints et un environnement mouvant
- Savoir prendre des notes type relevés de décisions
- Savoir mettre en œuvre des procédures
- Savoir utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint...)
Savoir-être
- Bon sens relationnel, capacités de communication
- Sens de la confidentialité
- Rigueur, fiabilité
- Réactivité, sens de l’adaptation
La connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche en France ou de l’administration publique est un plus.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Qui sommes-nous ?
Grand établissement public d'enseignement supérieur, pôle de recherche reconnu, élément fondateur de l'écosystème grenoblois : Grenoble INP, institut d'ingénierie et de management de l’Université Grenoble Alpes, occupe une place de premier plan dans la communauté scientifique et industrielle.
Descriptif du service
Grenoble INP – UGA est un grand établissement d’enseignement supérieur et de recherche qui développe ses formations en synergie avec des laboratoires de recherche de haut niveau et tisse depuis de nombreuses années des liens étroits avec le monde socio-économique qui permettent d’anticiper les besoins en compétences des industriels.
L’établissement est composé de 7 écoles d’ingénieurs, 1 école de management, 1 prépa intégrée, 1 département de formation professionnelle, 1 département des enseignements transverses et 40 laboratoires de recherche qui préparent les technologies de l’avenir, en réponse aux défis et enjeux sociétaux soulevés par les grandes transitions du XXIème siècle : numérique, industrielle, énergétique et environnementale. Acteur majeur du territoire grenoblois et valentinois, membre fondateur et établissement-composante de l’UGA, Grenoble INP – UGA est également très actif sur le plan national et international, où lui et ses composantes portent des projets ambitieux, tant en formation qu’en recherche.
À propos de l'offre
-
- Possibilité de télétravail (2 j/semaine)
- Possibilité d’accès à de nombreuses formations
-
Vacant à partir du 24/05/2023
-
Assistante / Assistant de direction
D'autres offres pourraient vous intéresser
-
Domaine: Direction et pilotage des politiques publiques
Directeur/ Directrice en charge de la Direction stratégie financière recherche (f/h)
-
Domaine: Direction et pilotage des politiques publiques
Chef de la division de l'enseignement privé (F/H)
-
Domaine: Direction et pilotage des politiques publiques
AGENT DE PREVENTION EN SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL