Assistant·e en gestion administrative référent·e des inscriptions administratives
Référence : 2024-1752643
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Lille
DGD Formation - Direction de la Scolarité campus cité scientifique - VILLENEUVE D'ASCQ - Localisation : villeneuve d'ascq
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
CDD de 3 ans renouvelable
ACTIVITÉS
1/ Piloter le réseau des acteurs des inscriptions administratives (relais scolarité, INSPE, IUT...) en lien avec la DGDNum
- Encadrer et coordonner l'organisation des inscriptions administratives de l'inscription administrative des étudiants au regard de la réglementation nationale et du cadrage de l'université de Lille.
- Coordonner l'organisation logistique des chaînes d'inscription avec les relais scolarité : installation informatique, recrutement de
vacataires, commande de matériels, ...
- Rédiger et mettre à jour les procédures et documents en lien avec les inscriptions administratives (dossier d'inscription papier,
guide,...).
- Participer à la mise à jour des éléments de communication de la campagne d'inscription, en lien avec le référent communication de la Direction Scolarité (support papier et numérique)
- Assurer la formation en interne des personnels et vacataires sur les inscriptions administratives
- Coordonner l'organisation matérielle des chaînes d'inscription avec les relais scolarité : installation informatique, recrutement de
vacataires, commande de matériels, ...
- Coordonner les inscriptions administratives des publics conventionnés (notamment avec l'Institut Catholique de Lille).
- Etablir le bilan annuel de l'activité.
2/ Assurer le paramétrage des outils liés aux inscriptions administratives
- Coordonner le paramétrage fonctionnel des inscriptions administratives sur le logiciel Apogée (accès à distance, référentiel ...), en
lien avec le Service Outils Scolarité et les relais scolarité
- Assurer la remontée des données des plateformes d'admission (Parcours Sup, Mon Master ...) vers Apogée (fichiers OPI)
3/ Coordonner les opérations d'annulation d'inscription administrative et de remboursement des droits d'inscription selon le cadrage de l'établissement
4/ Piloter certains dossiers transversaux
- Coordonner l'enquête SISE inscription, en lien avec les services en charge des inscriptions et le Service outil Scolarité de la
Direction Scolarité.
- Coordonner la remontée d'assiduité des étudiants boursiers du CROUS, en lien avec les relais scolarité
- Superviser les opérations des transferts inter-université (départs/arrivées), avec le référent admission de la Direction
Scolarité.
- Veiller à la mise en oeuvre de la réorientation des étudiants, en lien avec la direction de l'Orientation
Enjeux et contexte :
- Améliorer la qualité de l'accueil et du service rendu aux usagers dans le cadre de la démarche SP+
- Moderniser les procédures d'inscription administrative : initier les simplifications des procédures et leur dématérialisation
- Favoriser la montée en compétence des acteurs des inscriptions administratives
Pics d'activité et disponibilité requise en fonction du calendrier universitaire (inscriptions administratives juillet-août)
Le poste peut nécessiter des déplacements dans les différentes composantes et services de l'Université.
Profil recherché
- bonne maîtrise du logiciel APOGEE
- connaissances de l'environnement réglementaire, administratif et institutionnel de l'université, fonctionnement des EPSCPE
notamment la réglementation en matière d'inscription administrative, droit d'inscription ...
- création de tableaux de bord et indicateurs (connaissance de l'outil Businness Objets souhaitée).
- savoir conduire une démarche projet
- Capacité rédactionnelle et de synthèse
- Savoir analyser la réglementation et définir des procédures
- Savoir partager l'information, transférer les connaissances et rendre compte
- Travailler en équipe ou en réseau dans l'université ou avec des partenaires extérieurs
- Savoir conduire une réunion / groupe de travail
- Maîtriser les logiciels courants de bureautique
- Appétence pour les outils informatiques
- Connaître l'offre de formation de l'université
Excellentes capacités de communication
Force de propositions et de conseils
Autonomie et adaptabilité
Rigueur / Fiabilité
Sens de l'analyse et raisonnement critique
Dynamisme, réactivité
Expérience dans le domaine d'activité souhaitée ou expérience en scolarité de composante ou service central de scolarité.
Bac+2 minimum pour les agents contractuels
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
DGD Formation - Direction de la Scolarité
campus cité scientifique - VILLENEUVE D'ASCQ
Descriptif du service
La Direction de la Scolarité est présente sur 4 campus (Cité Scientifique, Pont-de-Bois, Moulin et Santé) et compte 53 agents.
Elle assure les missions relatives à la gestion du parcours de l'étudiant (admission, inscription, diplomation) et son suivi
(accompagnement à la réussite).
Le référent inscription administrative encadre les campagnes annuelles d'inscriptions administratives pour l'Université de Lille.
Il coordonne les relais scolarité sur les missions relatives aux inscriptions administratives.
Il est placé sous l'autorité de la directrice et la directrice adjointe de la Direction Scolarité.
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 06/01/2025
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Responsable de service de scolarité
