ASSISTANT.E LOGISTIQUE ADMINISTRATIVE - EVENEMENTS ET INTERVENANT.ES SCOLARITEE
Référence : O067251110000582
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Etablissements publics locaux
- Localisation : Strasbourg
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Sous l’autorité hiérarchique de la Responsable du Service scolarité du Site d’arts plastiques de
Strasbourg, en transversalité avec les services scolarité du site des arts visuels de Strasbourg et de Mulhouse, l’Assistant.e logisitique administrative - évènements et intervenant.es Scolarité a pour missions :
Gestion administrative des invité.es et intervenant.es extérieur.es :
o Récolte des informations et des besoins auprès de l'équipe pédagogique
o Prise de contact avec les intervenant.es et rédaction des courriers d'engagement
o Gestion administrative des transports et hébergements (réservation, bon de commande, remboursement de frais...)
o Gestion des documents administratifs (contrats, conventions de partenariat, remboursements de frais).
Organisation des jurys de diplômes :
o Gestion administrative des réservations de transports et hébergements (réservation, bon de commande, remboursement de frais...)
Gestion des voyages pédagogiques :
o Prise en charge de la gestion administrative des voyages pédagogiques (réservations de transport et d’hébergement).
o Gestion administrative des remboursements
Organisation des journées d’étude, des workshops :
o Récolter auprès de l'équipe pédagogique les informations nécessaires à l'organisation administrative et logistique des workshops et des journées d’études
o Organisation des inscriptions des étudiant.es
o Gestion des aspects logistiques et administratifs (intervenant.es, réservation des salles et du matériel)
Gestion des modèles vivants :
o Recrutement et gestion administrative des modèles vivants.
Élaboration des plannings de présence des modèles vivants en lien avec les enseignant.es
SAVOIRS
- Connaissance de l’environnement territorial ;
- Connaissance des problématiques relatives au fonctionnement d’un ERP ;
- Connaissance des règles de sécurité des biens et des personnes ;
- Maîtrise des outils informatiques : logiciel de gestion, Excel, Word, Outlook, Internet
- Logiciel de commandes : plateforme Havas, ciril
SAVOIR-FAIRE
- Gestion des relations avec les partenaires extérieurs, Ville de Mulhouse M2A, entreprises…)
SAVOIR ÊTRE
- Ponctualité, politesse
- Rigueur
- Réactivité, fiabilité
- Disponibilité et adaptabilité
- Sens du contact et ouverture d’esprit
Profil recherché
• Diplômes :
- Bac+3 en gestion administrative, logistique, gestion d’événements ou dans un domaine similaire.
Une expérience en gestion administrative dans un environnement éducatif ou événementiel est un plus.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.) et des logiciels de gestion d’événements
• Compétences administratives : maîtrise des tâches administratives courantes (gestion des réservations, rédaction de documents, gestion des contrats).
• Organisation et rigueur : Excellente capacité à organiser des tâches multiples et à suivre des processus administratifs rigoureux. Savoir prioriser les tâches et respecter les échéances
• Communication écrite et orale : Aptitude à rédiger des documents clairs et à communiquer efficacement avec les intervenant.es, les enseignant.es, les étudiant.es. Savoir partager les informations avec les autres services
Autonomie et réactivité : Capacité à anticiper les besoins et à résoudre rapidement les problèmes administratifs qui peuvent surgir.
Qui sommes-nous ?
La Haute école des arts du Rhin est l’école d’un fleuve, l’école d’un territoire, l’école d’une époque en ébullition.
Elle accueille 750 étudiants.es dans des formations d’enseignement supérieur artistique, préparant à des diplômes Licence Master Doctorat en arts visuels, en musique, en communication et en design, et cela dans 20 spécialités.
La HEAR se déploie aujourd’hui sur plusieurs sites dans les villes de Strasbourg et Mulhouse, héritant de l’histoire de l’école des Arts décoratifs et du Conservatoire de Musique, à Strasbourg, et de celle de l’école des Beaux-Arts, à Mulhouse.
Elle organise des événements chaque semaine – exposition ou concert, colloque ou festival, conférence ou performance – dans ses locaux ou ailleurs en Alsace, en France ou à l’étranger : la HEAR se veut une école poreuse, ouverte et augmentée de ses multiples partenaires.
À propos de l'offre
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Les candidatures (curriculum vitae, lettre de motivation) sont à adresser par mail à : ressources.humaines@hear.fr
Informations complémentaires :
Monsieur Angelo CAVALERI, Adjoint au Responsable Ressources humaines, tél : 03 69 06 37 67
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/01/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
