Chargé du secrétariat du chef de pôle et de la cellule management de l'information

Le ministère des armées a pour mission de préparer et mettre en œuvre la politique de défense militaire. Entité du commissariat des armées, le groupement de soutien de la base de défense Brest-Lorient est un établissement interarmées qui assure des fonctions de soutien commissariat au profit des organismes du ministère des Armées relevant de son périmètre géographique de compétence.
Le pôle Lorient - Lann-Bihoué est implanté sur les emprises respectives de la base des fusiliers marins et des commandos de Lanester, la base aéronautique navale de Lann-Bihoué et le quai des Indes. Le pôle est l’opérateur pour ces sites en matière de soutien commissariat.
Secrétaire du chef de pôle, vous participez à la mise en œuvre et à la continuité des missions du bureau sur les 3 sites. A ce titre, vous avez la charge notamment du traitement du courrier "arrivée" et "départ", du traitement et de la diffusion de l'information pour l'ensemble du personnel du pôle et assurez la tenue et le suivi des ordres régissant l'organisation et le fonctionnement du pôle. Ce poste requiert une bonne connaissance des missions de soutien, une bonne maîtrise de l'outil informatique, une bonne faculté d'adaptation et le sens du contact et de l’accueil car vous travaillez en lien avec tout le personnel du pôle.
Organiser les déplacements du chef de Pôle et suivre son agenda
Traiter le courrier "arrivée" et "départ" et la messagerie officielle avec les logiciels dédiés
Participer à la coordination de l'activité du secrétariat/Cellule Management de l'Information sur les 3 sites
Mettre en forme du courrier d’autorité et contrôler la stricte application des règles de toute correspondance (charte graphique)
Tenir à jour et suivre les ordres régissant l'organisation et le fonctionnement du pôle
Préparer le planning des permissions/congés des cadres du pôle et mettre à jour les permissions officiers
Établir des ordres de mission de la partie « commandement » et organique du pôle.
Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs
Rédiger ponctuellement les courriers ou messages NéMO
Planifier la réservation des salles de réunion
Effectuer le classement et l'archivage
Participer à la mise à jour de l’annuaire du Pôle (Annudef)
Mettre à jour les indicateurs et tableaux de bord au profit du chef de pôle