Chef du secrétariat de direction et du bureau d'ordre H/F

GROUPE RIFSEEP : 1


Vos activités principales :
* Encadrement de quatre agents affectés au secrétariat de direction et au bureau d'ordre, attribution des tâches et supervision du travail effectué par chaque agent
* Correspondant des interlocuteurs de la directrice, de son adjoint et de l’état-major:
- gestion des appels téléphoniques (filtrage, prise de messages), accueil des visiteurs;
- gestion des messageries électroniques (boite fonctionnelle secrétariat, Rescom);
* Soutien logistique à l'activité de la directrice, de son adjoint et de l’état-major;
- gestion des agendas en liaison avec la cheffe de cabinet ;
- préparation des réunions et des entretiens (réservation de salles, convocation des participants, centralisation des contributions des différents services et constitution des dossiers, compte-rendu des réunions);
- organisation logistique des déplacements en France et à l'étranger en lien avec le bureau des réservations
* Gestion administrative :
- enregistrement et suivi des parapheurs mis à la signature
- classement et archivages (documents électroniques et papier)
* Soutien logistique à l'activité de la cheffe de cabinet, de l’état-major et de la DCIP (Colloque, contributions, plans d’action, lettres de mission, évaluation SSI, cellule de veille…)
* Affaires réservées:
- suivi des nominations (Conseil des Ministres, JO) et rédaction de courriers et de lettres de félicitations
- tableau des permanences parlementaires et des permanences de direction et opérationnelles.
* État-major : Suivi et enregistrement des contributions de la DAEP aux différents services ministériels demandeurs.

Votre environnement professionnel
Activités du service:
Présente dans 77 pays, la Direction de la coopération internationale de sécurité couvre opérationnellement 161 états et dispose du premier réseau au monde en termes de coopération internationale policière. Ce réseau regroupe sous une même autorité, des agents de la police et de la gendarmerie nationales.
Composition et effectifs du service:
La direction : la directrice et le directeur adjoint / l’état-major : chef d’état-major et son adjointe, cheffe de cabinet, chef de division et cheffe de la communication
Le cabinet : la cheffe de cabinet( 1 catégorie A), 3 secrétaires de direction (1 catégorie C confirmée, 1 catégorie C, 1 maréchal des logis), 2 agents du bureau d’ordre (2 catégories C), le pôle interprétariat (6 interprètes)
Liaisons hiérarchiques:
Directrice de la coopération internationale de sécurité : directrice des services actifs de la police nationale.
Liaisons fonctionnelles:
Cabinet du Ministère de l'Intérieur et des Outre-Mer, les directions générales de police et de gendarmerie, SSI (toutes représentations de la France à l'étranger), toutes directions de police et gendarmerie, les services centraux, les autres ministères notamment le M.E.A.E., les partenaires privés et les particuliers.