CHEF(FE) DU BUREAU DES EXAMENS POST-BACCALAURÉAT
Référence : MENJ-09-2024-11698
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Rectorat de Lille
- Localisation : 1 rue Edouard Herriot 59000 Lille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Rémunération fonctionnaires : Indice de rémunération + IFSE groupe 2 (1 € brut/an
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Oui
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
- Assurer l’organisation et le suivi des sessions des BTS, des diplômes comptables supérieurs, des travailleurs sociaux (DEES, DEETS, DEME), du diplôme d'état de conseiller en économie sociale familiale (DECESF), du diplôme national des métiers d'art et du design (DN MADE) et du diplôme de technicien supérieur Imagerie médicale et radiologie thérapeutique (IMRT) de l’académie de Lille et des académies qui lui sont rattachées pour certains diplômes
- Assurer le bon déroulement de la session dans le respect de la réglementation, du calendrier et des contraintes organisationnelles internes
- Organiser et planifier les sessions avec la direction et les chefs de bureau
- Assurer l’encadrement, l’animation et la coordination opérationnelle d’une équipe
- Prévenir à chaque stade de l’organisation tout incident qui pourrait remettre en cause les examens considérés
- Veiller à la maîtrise des risques et à la prévention des recours et contentieux
- Mettre en place des actions de communication interne et externe
- Assurer la veille réglementaire de son domaine d’activité
- Rendre compte de son activité à la cheffe du département et à son adjoint
Gestion de l’examen
- Mettre en place les grandes étapes de la session : définition des calendriers, suivi des inscriptions des candidats, affectation et convocation des candidats, convocation des jurys, logistique liée à l’organisation des examens
- Veiller au bon déroulement des épreuves
- Assurer la logistique de correction, de délibération et de publication des résultats
- Vérifier la conformité des informations reçues des partenaires institutionnels
- Informer les différents publics sur les examens et assurer le rôle d’expert auprès des interlocuteurs du service
- Traiter les recours administratifs et demandes des candidats
- Évaluer l’incidence financière des différentes organisations et proposer des choix argumentés à la cheffe du département
- S’assurer du respect de la réglementation dans toutes les phases du travail
- Assister et conseiller sa hiérarchie, contribuer à sa prise de décision
Management
- Encadrer et animer un bureau de 15 agents (fonctionnaires et non titulaires)
- Accompagner les agents dans l'organisation de leur activité, l'anticipation des échéances et la bonne exécution des opérations liées à la session
- Former et accompagner son équipe dans la mise en œuvre des opérations de la session, en définissant et/ou explicitant les procédures
- Assurer l’accompagnement et la formation des agents
- Organiser et superviser les permanences lors du déroulement des épreuves
- Anticiper tout dysfonctionnement
Profil recherché
Connaissances
- Système éducatif et ses enjeux
- Environnement professionnel
- Techniques du domaine
- Réglementation générale applicable aux examens et règles générales applicables aux recours administratifs et contentieux
- Principe de sécurité et de confidentialité liée aux examens
- Aptitude à la rédaction et à la reformulation
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel…)
Compétences opérationnelles
- Manager une équipe
- Évaluer, anticiper et hiérarchiser des besoins, des priorités
- Capacité à évaluer les situations d’urgence et à faire des propositions de résolution
- Travailler en équipe
- Construire et faire vivre un dispositif d’évaluation de la performance
- Animer et conduire des réunions
- Réaliser des synthèses
- Définir des procédures et des règles, les mettre en œuvre
- Rédiger tout type de document
- Capacité à développer une maîtrise des outils de gestion métiers (Cyclades, Imagin, Santorin) - formations internes
Compétences relationnelles
- Capacité d’adaptation
- Sens de l’organisation
- Réactivité et aptitude à la prise de décision
- Capacité à gérer l’activité intense d’une session
- Rigueur / Fiabilité
- Sens de la confidentialité
- Esprit d'équipe
- Loyauté
- Sens relationnel (faire preuve de diplomatie avec les partenaires institutionnels)
- Capacité à convaincre
Aptitude à l’encadrement et/ou à la conduite de projet
- Capacité à animer une équipe
- Capacité à identifier, mobiliser et valoriser les compétences individuelles et collectives
- Capacité d’organisation et de pilotage
- Aptitude à la conduite de projets
- Capacité à déléguer
- Capacité à former
- Aptitude au dialogue, à la communication et à la négociation
- Aptitude à prévenir, arbitrer et gérer les conflits
- Aptitude à faire des propositions, à prendre des décisions et à les faire appliquer
Communication
- Contribuer à la mise à jour des documents et supports de communication partagés
- Rédiger les notes de service, circulaires et tout autre document de communication
- Gérer les échanges avec les bureaux du DEC, les services du Rectorat, les corps d’inspection
- Représenter éventuellement la hiérarchie auprès des partenaires internes et externes
Coordination des activités
- Suivre et améliorer les outils et les méthodes de travail avec la cheffe du département, son adjoint et les bureaux d’examen
- Participer à la réflexion sur les missions ou projets visant à optimiser les méthodes de travail et l’organisation des examens
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
Langues
- Français Autonome
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Qui sommes-nous ?
Le Département des examens et concours (DEC) de l’Académie de Lille a en charge l’organisation des examens de l’enseignement scolaire et du post-baccalauréat, ainsi que les concours académiques et nationaux suivants :
- le DNB, le CFG et le DELF
- les diplômes de l’enseignement aéronautique
- les diplômes professionnels de niveaux 3 et 4 : baccalauréat professionnel, CAP, BP, CS et BMA
- les baccalauréats général et technologique et les épreuves anticipées
- les BTS, les DCG, les diplômes de l’éducation spécialisée ainsi que le DTS IMRT
- les certifications en langues vivantes
- les concours des personnels enseignants, de direction, d’inspection et d’orientation
Le DEC se compose d’une direction, de 7 bureaux en charge des examens et des concours, d’un bureau des affaires générales et financières et de la reprographie. Le DEC c’est une centaine de collègues en charge de l’organisation des examens et des concours pour environ 170000 candidats et de 2200 candidats des centres étrangers.
Le poste à pourvoir est le poste de chef(fe) du bureau des examens du post-baccalauréat (BTS, DCG, diplômes de l’éducation spécialisée, DTS IMRT…).
Le bureau est piloté par le chef de service, assisté d’un adjoint et de 14 gestionnaires répartis en pôles :
- BTS tertiaires
- BTS industriels
- DCG, examens de l’éducation spécialisée
- VAE, aménagements d’épreuves
- Sujets
À propos de l'offre
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PROCESSUS DE RECRUTEMENT : Une première sélection sera effectuée sur la base des éléments transmis. Les candidats dont le profil est en adéquation avec le poste proposé seront ensuite reçus en entretien. A l'issue de cette procédure, une réponse sera apportée à chaque candidat.
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- Disponibilité horaire : Présence obligatoire pendant les semaines les plus chargées de la session d’examens
- Respect strict des différents calendriers et validation de la réalisation des différentes tâches
- Rigueur, réactivité, anticipation et faculté d’adaptation
Partenaires internes
- Chef(fe)s de bureau du DEC
- Gestionnaires d’examen
- Corps d’inspection (IGESR, IA - IPR)
- Service logistique (reprographie, courrier)
Partenaires externes
- Ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation (DGESIP)
- Services du Rectorat
- Gestionnaires et homologues des autres académies
- Enseignants
Moyens/ressources
- Logiciels CYCLADES, IMAG’IN, Santorin, Tribu, Excel, Word, FILE SENDER (formations aux applicatifs métiers dès la prise de fonction)
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Responsable sectorielle / sectoriel
