DGOM-Secrétaire-Assistant(e) auprès de la directrice du cabinet du directeur général des outre-mer

DGOM- Secrétaire-Assistant(e) auprès de la directrice du cabinet du directeur général des outre-mer, de son adjointe et des chargés de mission sécurité

Groupe RIFSEEP : 1


Vos activités principales :
Vos missions vous conduiront à :

Au titre du secrétariat
• Assurer la tenue et la fiabilité de l’agenda du directeur de cabinet et le cas échéant de son adjoint
• Organiser leurs déplacements
• Assurer le suivi de réunions et leur programmation
• Anticiper et prendre des initiatives pour résoudre les difficultés liées notamment à la planification, l’organisation des réunions ou du calendrier
• Assurer la gestion du courrier arrivée et départ
• Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que le filtrage des interlocuteurs
• Rédiger des courriers et constituer des dossiers administratifs (synthèse de documents)
• Assurer la frappe de courriers, de notes ou de diaporama (Powerpoint) ainsi que leur mise en forme
• Préparer l’accueil et le départ des agents qui composent le service (faire les fiches arrivée/départ, vérifier la dotation en matériel, actualiser les étiquettes bureau, préparer les visites de courtoisie..)
• Gérer les commandes et les stocks de matériel pour le service

Au titre de la coordination interservices
• Suivre les réunions interministérielles (diffusion des convocations ; tenue d’un tableau de suivi ; archivage numérique des CR...) en fiabilisant les circuits d’information (liens avec les bureaux du cabinet du ministère de l’Intérieur et du ministre délégué, chargé des Outre-mer, avec les secrétariats du cabinet du Ministre délégué, avec les sous-directions)
• Suivre l’activité de la direction générale en matière de réponse aux questionnaires parlementaires en vue du projet de loi de finances
• Assurer un binômage efficace avec l’assistant «affaires réservées», notamment pour le suivi des demandes de contribution aux dossiers du directeur général, de son adjointe, de la Ministre déléguée et de la direction du cabinet de cette dernière

Au titre de la gestion de l’administration de l’Etat outre-mer
• Participer à la gestion des dossiers des candidats à des postes préfectoraux outre-mer
• Participer à la gestion des agréments des chefs des services à des postes territoriaux outre-mer
• Gérer les autorisations d’absence des préfets et haut-commissaire d’outre-mer

Autres
• Assister le cas échéant le directeur général et la directrice générale adjointe dans l’organisation quotidienne de leur travail et suppléer ainsi le binôme des assistantes de direction.

Votre environnement professionnel :

· Activités du service
Le cabinet du directeur général est chargé du suivi des dossiers transversaux ainsi que de l’ensemble des questions relatives à la sécurité outre-mer et de la communication interne. Il assure le recrutement en codécision avec la DMATES des sous-préfets outre-mer et instruit les procédures d’agrément des chefs de service outre-mer.
Synthèse, coordination, animation, communication.