Gestionnaire administratif·ve
Référence : 2024-1762150
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Bordeaux 3
- Localisation : Université Bordeaux Montaigne
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Vos missions seront les suivantes :
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Classer et archiver des documents
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
- Gestion des admissions aux formations sur deux plateformes distinctes (Trouvermonmaster en M1, Apoflux en M2)
- Contrôler et saisir des inscriptions pédagogiques
- Suivre la scolarité des étudiants, saisir des notes, contrôler des emplois du temps
- Gestion des examens, participation aux jurys de délibération, paramétrage des documents nécessaires à la tenue des jurys
- Paramétrage des formations sur Apogée (structure des enseignements, modalités de collecte, maquettes des relevés de notes et procès-verbaux, règles de calcul, création des groupes et collections, création des épreuves ...)
- Participation au conseil de perfectionnement
- Participation aux appels d'examens
La fiche de poste est consultable ici
Profil recherché
Connaissances et compétences requises :
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissances de l’enseignement supérieur et de la recherche
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques
- Respect des calendriers de l'université et des examens
- Capacité à hiérarchiser et prioriser ses activités
- Polyvalence
- Réactivité
- Sens de l'organisation
- Sens relationnel
- Sens du service public
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Qui sommes-nous ?
L’Université Bordeaux Montaigne est une université d’Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines qui accueille plus de 18 000 étudiants chaque année (chiffres 2020-2021). Elle compte 1258 personnels dont 707 enseignants et chercheurs et 551 personnels BIATSS. Elle est actuellement organisée en 3 UFR, 2 instituts (IJBA et IUT), 1 école doctorale, 16 équipes de recherche dont 7 unités mixtes et porte la Maison des sciences de l’homme de Bordeaux, unité d’appui à la recherche.
Pour en savoir plus, consultez nos pages.
Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à envoyer au plus tard le 11 décembre 2024 en cliquant ici.
Descriptif du service
L'UFR participe à l'élaboration de la politique de l'établissement et elle contribue à sa mise en oeuvre. Elle a un rôle essentiel d'organisation des enseignements et de gestion administrative et pédagogique des étudiants.
L'UFR porte un projet éducatif adossé à la recherche. Celui-ci est mis en oeuvre par les enseignants, enseignants chercheurs et les personnels BIATSS, au service d'une population étudiante.
La politique et la gestion d'une UFR s'inscrivent dans le projet de l'établissement. L'UFR constitue aussi un laboratoire d'idées, de projets et d'expérimentation. Elle travaille en concertation avec les autres composantes de l'Université.
Le pôle étude de l'UFR Humanités a pour mission d'assurer les actes de gestion administrative depuis l'arrivée de l'étudiant à l'université (inscription) à son départ dans la vie professionnelle (délivrance des diplômes), tout en passant par l'organisation de son emploi du temps. Il assure le déroulement des formations et le suivi des étudiants.
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 26/11/2024
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
