Gestionnaire du service diplômes F/H
Référence : 2024-1774522
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université - Localisation : 3 avenue Robert Schuman 13100 Aix en provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité directe de la directrice du Pôle Etudes, et en collaboration fonctionnelle avec la directrice adjointe du Pôle Etudes, les missions et activités principales sont les suivantes :
Gérer l'édition des diplômes nationaux et diplômes d'établissement, à la demande des composantes ou des étudiants, et assurer leur délivrance dans le respect de la règlementation,
Gérer les demandes de vérification de diplômes adressées au service,
Assurer l'accueil et l'information des étudiants et des composantes,
Recenser et enregistrer les demandes de diplômes antérieurs à 2002 (non établis ou perdus),
Assurer le classement et l'archivage des documents afférents à l'édition des diplômes, la tenue et le suivi des tableaux de bord du service,
Élaborer et mettre en forme des documents administratifs divers (supports de communication, notes, courriers, comptes rendus de réunions, rapports d'activité),
Prendre en charge ponctuellement des activités transverses du pôle études lors de pics d'activité.
Profil recherché
Savoir :
L'agent doit posséder une bonne connaissance du monde universitaire, comprenant ses spécificités et ses rouages. La capacité à interpréter et appliquer les réglementations en vigueur constitue une partie essentielle de ce savoir.
Savoir-faire :
Sur le plan technique, une bonne maîtrise des outils bureautiques tels que le traitement de texte, le tableur et la messagerie électronique est attendue pour gérer efficacement les dossiers étudiants et faciliter la communication interne et externe. Une aisance générale avec les outils informatiques est indispensable.
L'agent doit faire preuve d'autonomie, tout en étant capable de rendre compte de ses activités et de son suivi des dossiers à ses supérieurs. En période de pic d’activité, comme lors des périodes d’inscription ou de remise des diplômes, un esprit d’entraide et de collaboration est essentiel afin de garantir une fluidité dans les services rendus aux étudiants. La gestion du stress et la capacité à maintenir un haut niveau de service même en cas de surcharge sont des compétences particulièrement valorisées.
Savoir-être :
L'agent devra savoir faire preuve de rigueur. Une organisation personnelle sans faille permettra de suivre efficacement les multiples dossiers et projets à traiter. Le respect de la confidentialité et le devoir de réserve sont également essentiels dans la gestion d'informations sensibles relatives aux parcours des étudiants.
Enfin, des qualités relationnelles sont primordiales. L'agent sera amené à interagir avec différents interlocuteurs, qu'il s'agisse des étudiants, des enseignants ou des collègues. Une capacité à travailler en équipe sera donc requise, favorisant la cohésion au sein du service et un climat de travail harmonieux.
Si ce profil vous correspond, alors rejoignez l’équipe de la Direction de la formation d'AMU, pour être au cœur de notre système universitaire !
Localisation
Qui sommes-nous ?
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. AMU fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". L'établissement recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk et Carrières - Aix-Marseille Université (univ-amu.fr)
Descriptif du service
Le service des diplômes est rattaché au Pôle études de la Direction de la Formation (DIRFOR).
Il a été créé en septembre 2014 dans le cadre de la réorganisation administrative de l'université, afin de centraliser au sein d'un service dédié l'ensemble des opérations de délivrance des diplômes d'AMU.
Ce service gère l'édition de l'ensemble des diplômes nationaux, des diplômes d'Etat et des diplômes d'établissement des 17 composantes de l'université, pour le compte des 78 000 étudiants d'Aix-Marseille Université et ceux de l'IEP : diplômes de l'année et diplômes antérieurs, demandes de duplicata et demandes d'authentification, diplômes de DEUG, de Maitrise, DUT, doctorats (environ 30 000 diplômes édités chaque année).
Le service des diplômes est composé de deux gestionnaires affectés à temps plein et de deux autres agents affectés à mi-temps au service des diplômes et à mi-temps au service de la scolarité du pôle études.
L'activité du service nécessite des liens fonctionnels constants avec les services de scolarité des composantes, les écoles doctorales ainsi qu'avec les autres pôles de la DIRFOR, notamment le Pôle Pilotage et évaluation.
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 01/10/2024
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Gestionnaire de scolarité
