Gestionnaire évènementiel H/F
Référence : 2025-1845225
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Sous-direction des sites historiques et des transports (SDSHT)
DSAF/SDSHT/BESM - Localisation : 70 RUE DE Varenne 75007 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité du chef du bureau de l'exploitation des sites historiques, la section Patrimoine et Evènementiel est responsable de la valorisation patrimoniale des sites et de l'organisation de différents types d'évènements : manifestations culturelles ouvertes au grand public (Journées européennes du patrimoine, Rendez-vous aux jardins, Fête de la musique), remises de décorations, visites historiques des sites, commémorations, réceptions et réunions liés à l'actualité politique, voeux du Premier ministre aux personnels, aux parlementaires et à la presse, évènements privés, etc... Ces évènements peuvent concerner un public de quelques dizaines de personnes à plusieurs milliers, sur leur nature. Il peut s'agir de personnes invitées à participer à l'évènement ou bien des personnes faisant la démarche de s'inscrire.
En binôme avec un second gestionnaire évènementiel, et en étroite collaboration avec la responsable de la section, le (la) titulaire de poste aura pour mission pour tout type d'évènement :
1. Gestion des participants : paramétrage et maîtrise de l'outil de gestion évènementielle (EventDrive) ; suivi des listes de participants (invités ou inscrits) et mise à jour des listes de diffusion internes pour les évènements ; élaboration des billets et des cartons d'invitation puis envoi par courriel et/ou voie postale ;gestion des réponses et des relances; suivi des tableaux d'état des présents pour transmission aux services concernés ; centralisation et consolidation des informations puis diffusion auprès des différents interlocuteurs (chefferies de cabinet, conseillers, intendances, commandement militaire et agents de sécurité, aides de camp, pôle communication, photographes ainsi que certains services de la DSAF); gestion des plannings de visite des sites.
2. Gestion administrative et budgétaire : rédaction de notes ; suivi des dépenses budgétaires liées à chaque évènement; mise à jour des supports de communication propres à chaque évènement (sites internet, brochures, panneaux d'information) ; actualisation des fiches de procédure
3. Gestion opérationnelle : participation et animation des réunions techniques préparatoires ; coordination sur le terrain des services logistiques ;supervision des installations ; supervision de l'accueil ; encadrement des prestataires prenant part au bon déroulement des évènements
4. Gestion post-évènement : mise à jour des outils de gestion pour l'élaboration des indicateurs de performance et pour la rédaction des rapports d'activité, retours d'expérience et évaluation de la satisfaction client, remerciements, classement et archivages des dossiers
Profil recherché
Savoirs :
- Techniques de gestion et de communication évènementielles
- Maîtrise des outils informatiques : logiciels de gestion évènementielle + Excel indispensable
- Environnement professionnel des cabinets ministériels
Savoir-faire :
- Organiser et gérer un évènement dans sa globalité, de sa préparation jusqu'à sa mise en place opérationnelle
- Travailler en équipe et en mode projet
- Rédiger
Savoir-être :
- Réactivité, capacité à travailler dans l'urgence
- Capacité d'adaptation
- Souci du détail et sens aiguisé du service client
- Aisance relationnelle
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Rigueur professionnelle, sens de l'organisation
Langues
- Anglais Maîtrise
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Au sein de la sous-direction des sites historiques et des transports, le bureau de l'exploitation des sites de Matignon a pour mission d'assurer l'exploitation de sites immobiliers, majoritairement des hôtels particuliers classés ou inscrits, regroupant le Premier ministre, des ministres délégués et secrétaires d'Etat rattachés au Premier ministre ainsi que les agents des services du Premier Première ministre et des autorités administratives indépendantes. Il prend en charge les prestations nécessaires à la gestion des sites et au soutien logistique des services occupants, en visant une haute qualité de service. Il comprend six sections :
Section logistique Section patrimoine et événementiel, Section administrative et financière, Section sûreté / sécurité, Section des services aux usagers, Section jardin et développement durable.
Pour réaliser ses missions, sous l'autorité du sous-directeur, le bureau s'appuie sur des personnels internes et sur des marchés de prestations de service, dont il assure le suivi et le contrôle de l'exécution. Il travaille en relation avec les services occupants, les intendances, le cabinet du Premier ministre et le commandement militaire. Au sein de la sous-direction, il travaille en relation avec les autres bureaux.
À propos de l'offre
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La personne en poste fait l’objet d’une procédure d’autorisation d’entrée sur le site instruit par les services de sécurité de Matignon.
Cette démarche est préalable à tous détachements, signature de contrat ou décision d’affectation sur les sites historiques
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Déplacements sur les différents sites du périmètre des SPM et sur des sites extérieurs
Horaires atypiques possibles (en soirée et certains week-ends) -
Vacant à partir du 16/05/2025
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Chargée / Chargé de production culturelle
