PP-DILT-DIRECTION-CABINET- Assistant(e) de direction au secrétariat particulier de la directrice H/F

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la chefferie de cabinet, l’assistant(e) de direction affecté(e)  au secrétariat particulier de la directrice est chargé(e) d’assister la directrice et son adjoint dans l’organisation quotidienne de leur travail.
Il/elle est notamment chargé(e) de :
La tenue et de la fiabilité de l’agenda
- gestion des agendas de la directrice et de son adjoint,
- gestion des réunions (invitations, réservation et mise en place des salles, gestion de la visioconférence),
- organisation des déplacements de la directrice et de son adjoint en liaison avec les chauffeurs.
 La gestion du courrier et de la boite mel électronique fonctionnelle du secrétariat
- traitement et suivi des courriers entrants et sortants dans l’outil couPPol, en lien avec le bureau du courrier,
- traitement, suivi et archivage des courriels de la messagerie fonctionnelle,
 L’accueil physique et téléphonique
- réception des appels téléphoniques et filtrage des interlocuteurs,
- accueil des rendez-vous et invités de la direction,
Pour garantir un accueil de qualité, il/elle pourra également apporter des informations de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes.
 L’agent sera également appelé à gérer les commandes de fournitures bureautiques et de papeterie auprès du département immobilier et conditions de travail du secrétariat général et à gérer les tickets GLPI de la direction.
 L’assistant (e) de direction pourra apporter un renfort ponctuel sur les autres missions transversales du cabinet, comme la prise de note ou la relecture et la mise en forme de documents administratifs, dans le respect de la charte graphique.
 Il/elle travaille en binôme avec un autre agent chargé des mêmes missions.
Votre environnement professionnel :
Activités du service
Le cabinet a pour mission principale de centraliser et fluidifier la coordination interne entre les services de la DILT et les services extérieurs de la direction. Il est le service « facilitateur » de la direction et doit garantir le cœur de métier de la DILT, qui se positionne comme une direction au service des autres entités de la préfecture de police.
Le cabinet est identifié comme la porte d’entrée pour le cabinet du préfet SGA et les directions/services clients de la DILT.
Il est chargé des rendez-vous et des dossiers à préparer, en lien étroit avec le service du pilotage et de la gouvernance (SPG), de la bonne organisation et tenue des réunions du comité de direction, des questions protocolaires et honorifiques et de la communication interne et externe.
Au quotidien et au sein du cabinet, le secrétariat particulier est chargé de l’agenda de la directrice et de son adjoint, de la bonne organisation des rendez-vous et de la bonne tenue des réunions. Il prend en charge la gestion de la messagerie fonctionnelle dédiée au secrétariat.