PREF 92 - Agent chargé(e) du courrier et des réponses aux courriels (accueil dématérialisé)

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales : Dans le contexte de la dématérialisation des procédures et de la modernisation de l’action publique, la préfecture des Hauts-de-Seine a mis en place un accueil dématérialisé des demandes d’information des usagers. Ce poste ne comporte pas d’accueil physique du public.
Dans ce cadre, vous travaillerez sous le contrôle de la Cheffe de bureau, de ses adjoints et de la responsable de l’accueil dématérialisé GED.

Vous contribuerez à l’efficience et à la qualité du service en exerçant les missions suivantes :
·         Renseigner et informer les usagers par courriel afin de faciliter leurs démarches administratives ;
·         Orienter les demandes en fonction du service compétent : le bureau du séjour des étrangers, le bureau de l’asile, le bureau de l’éloignement et des examens spécialisés, le bureau des naturalisations, les sous-préfectures de Boulogne-Billancourt et Antony ;
·         Renseigner les usagers quant à l’état d’avancement de leur demande de titre de séjour instruite par le bureau du séjour ;
·         Transmettre à la section compétente les courriels relatifs à des dossiers nécessitant une intervention particulière afin que les blocages soient gérés et que l’instruction de la demande puisse se poursuivre ;
·         Signaler les demandes sensibles ou nécessitant un traitement spécifique ;
·         Un objectif quotidien moyen est fixé par agent.
Vous contribuerez ainsi à la communication nécessaire au sein du bureau afin d’améliorer la qualité du service rendu à l’usager.

Vous êtes également  chargée de :
·         Réceptionner le courrier
·         Trier et ventiler le courrier au sein des différentes sections du bureau, ainsi qu’aux autres bureaux de la Direction ;
Vous pourrez être sollicité(e) en cas de besoin et participer aux autres missions de la section accueil dématérialisé, du secrétariat et du service.

Votre environnement professionnel :
·         Activités du service
Le bureau du séjour des étrangers a la responsabilité de l’accueil des ressortissants étrangers et de l’instruction des demandes de titres de séjour, des documents de circulation pour enfant mineur, ainsi que des documents de voyage.

·         Composition et effectifs du service
Il comprend 5 sections : la section immigration familiale, la section immigration professionnelle, la section accueil circuits courts, la section juridique et de lutte contre la fraude, ainsi que la section accueil dématérialisé GED.

·         Liaisons hiérarchiques
La Cheffe de bureau et ses 4 adjoints, et la responsable de l’accueil dématérialisé GED.

·         Liaisons fonctionnelles
- En interne : référent fraude, sections du bureau et les autres sections de la Direction.
- En externe : la Direction Générale des Etrangers en France, la Direction Départementale de la Sécurité Publique, les services étrangers des autres préfectures, les organismes sociaux et de santé.