Responsable de la mission accueil courrier (h/f) - LE DEPARTEMENT DU TARN
Référence : O081241206001373
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils départementaux
- Localisation : Albi
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le Conseil départemental recherche un collaborateur pour assurer l'encadrement de la mission Accueil Courrier, au sein de son siège situé à Albi.
Rattaché au service Intérieur, service support qui a en charge les moyens généraux de la Collectivité, le responsable de la mission Accueil Courrier organise et coordonne la prévention et la sécurité de l'Hôtel du Département, il assure la sécurisation des accès, des parkings, est en charge des accueils physiques et téléphoniques, de la réservation des véhicules, ainsi que du traitement et de la distribution du courrier.
La mission compte 13 collaborateurs : chargés d'accueil, standardiste, agents en charge de la prévention et de la sécurité des locaux, gestionnaires de courrier.
Vous souhaitez agir pour un service public de qualité, partager vos idées, innover et expérimenter ?
Vous serez intégré à une équipe dynamique et réactive qui ½uvre au quotidien pour le bon fonctionnement de la Collectivité, au côté des autres missions opérationnelles du service : entretien des locaux, logistique, protocole-événementiel, reprographie et achats transversaux.
Assurer l'encadrement des équipes du courrier et du personnel d'accueil (hôtesses, standardistes et vigiles, agents de prévention)
Apporter son expertise en matière de sécurisation des locaux et des parkings
Coordonner et organiser les activités des différentes équipes
Suivre et contrôler les activités des agents, animer des réunions d'équipe. Accompagner les agents dans l'exécution de tâches complexes. Élaborer des compte-rendu d'activités. Gérer les imprévus organisationnels et prioriser les activités
Organiser la sécurité de l'Hôtel du Département : animer l'équipe des vigiles, rédiger des procédures, mettre en ½uvre, contrôler et superviser la sécurité numérique de la gestion des accès piétons & véhicules (badges, télécommandes), proposer des améliorations, collaborer avec la direction des bâtiments sur la sécurité incendie notamment
Gérer les parkings : vérifier l'application des règles établies, suivre la gestion des places attribuées, réguler et traiter les litiges ou stationnements gênants ou règlementés (PMR, pool)
Superviser la gestion du pool de véhicules : réservations, notes de remisages, boite à clefs, entretien, réparations
Gérer les abonnements et les achats d'ouvrages : assurer le suivi des commandes et le renouvellement des abonnements. Produire les statistiques
Gérer les divers contrats : assurer le suivi des contrats de location des machines à affranchir, de mise sous pli ainsi que les contrats ponctuels ou annuels avec la Poste
Traiter le courrier orphelin, déclencher les requêtes postales
Optimiser les dépenses de fonctionnement et d'investissement du service
Mener des projets de modernisation de la mission : dématérialisation des courriers...
Traiter des dossiers spécifiques
Profil recherché
Aptitudes au management
Capacité à gérer des priorités et faire face à l'urgence
Capacité à analyser les situations et gérer l'agressivité du public
Capacité à prendre des initiatives et être force de proposition
Capacité à travailler sur des sujets variés
Connaissance budgétaires et comptables
Capacité à réaliser des présentations graphiques
Maîtrise des outils bureautiques
Qualités relationnelles et rédactionnelles
Capacité à travailler en transversalité
Rigueur et discrétion
Sens du travail en équipe
Sens du service public
Autonomie
Qui sommes-nous ?
Le Département recrute des talents, rejoignez-nous!
Entre Méditerranée et montagnes, à 45 min de Toulouse, le Tarn offre au c½ur de l'Occitanie, un cadre de vie riche et un environnement remarquable à 2 heures des Pyrénées et de la Méditerranée. Avec ses 400 000 habitants, le Département concilie dynamisme et qualité de vie.
Le Département, c'est, entre autres : le Plan (pionnier) de lutte contre les perturbateurs endocriniens, le jeu Eco'N'Home primé aux Trophées des Héros Territoriaux et inventé par une conseillère FSL, ou encore un vaste chantier de rénovation énergétique.
Posez vos valises dans le Tarn, où se mêlent patrimoine classé, loisirs, nature, gastronomie et douceur de vivre ! Le Tarn est une destination pour tous et pour toute la famille !
Vous souhaitez partager vos idées au sein d'un collectif engagé ? Rejoignez l'équipe dynamique, enthousiaste et investie du Département du Tarn (2300 agents). Apportez idées et appui-conseil à de nombreux projets.
À propos de l'offre
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Télétravail possible
Un accompagnement renforcé tout au long de votre carrière : accès aux préparations concours, présence d'une conseillère en évolution professionnelle, d'une assistante sociale du personnel...
De nombreuses prestations d'actions sociales mises en ½uvre par le Comité des ¼uvres Sociales
De 52.5 à 58,5 jours de repos (congés et RTT), horaires flexibles...
Participation employeur abonnement transports en commun à hauteur de 75%
Titres restaurant -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 03/02/2025
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Responsable de coordination administrative
