Responsable de service en formation et gestion de scolarité 1er cycle
Référence : 2024-1745313
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Institut d'Etudes Politiques de Grenoble
Institut d'Etudes Politiques de Grenoble - Localisation : 1030 Avenue Centrale 38400 Saint-Martin-d Hères
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 27734.40 € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Dans le respect du cadre réglementaire et des procédures de scolarité, et selon des calendriers de gestion définis, vous devrez :
- Accompagner les gestionnaires de parcours dans la réalisation des activités du 1er cycle.
- Proposer un calendrier de gestion et veiller au respect des échéances.
- Assurer le suivi des activités administratives sous votre responsabilité.
- Assurer la gestion administrative et pédagogique du 1er cycle en lien avec les autres gestionnaires.
- Organiser le travail et la continuité de service.
- Informer, assister et conseiller votre hiérarchie.
- Superviser l’accueil et l’information des étudiants, des enseignants et des publics extérieurs.
- Veiller à la communication de l’information pour les formations gérées.
- Assurer la supervision de l’organisation des inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants
- Veiller à la formalisation des modalités de contrôle des connaissances (MCC) dans l’outil de scolarité et à la régularité dans leur mise en application.
- Contrôler et conserver les informations liées à la scolarité et au cursus des étudiants
- Assurer la supervision des sessions d’examens du 1er cycle ainsi que des concours d’entrée et recrutements (élaboration des calendriers, organisation matérielle et paramétrages des applications, gestion du dispositif PARCOURSUP dans le cadre du concours d’entrée 1ére année, préparation PV délibérations, affichage composition des jurys, publication des résultats).
- Organiser et suivre la sélection des candidats en vue de leur intégration dans les parcours dans le cadre des orientations A3 vers A4.
- Veiller au suivi des services enseignants et remontées d’heures en lien avec le service RH
- Veiller à la fiabilisation des remontées de notes sur l’outil de scolarité dédié (PEGASE) en vue des jurys d’examen.
Mobilisation ponctuelle sur des évènements en lien avec l’activité du service (concours, cérémonie de remise des diplômes, etc…)
Les missions sont susceptibles d’évoluer selon les besoins du service.
Profil recherché
Connaissances théoriques et pratiques
- Connaître l’enseignement supérieur (les structures, les services, les différentes instances et leur fonctionnement) et l’organisation des formations.
- Connaître la réglementation de base de la gestion de scolarité
- Connaître les règles de l'expression orale et écrite de qualité
Compétences opérationnelles
- Maitriser les logiciels courants de bureautique, la maitrise du logiciel de scolarité Pégase serait un vrai avantage
- Savoir organiser et planifier son travail en respectant les échéances et les délais contraints
- Savoir organiser son travail en autonomie et faire preuve d’une grande rigueur
Compétences comportementales
- Avoir une grande rigueur et les qualités d’organisation associées.
- Posséder un bon relationnel, savoir faire preuve de diplomatie.
- Respecter la confidentialité.
- Avoir le sens de l’accueil et de l’écoute et le souci du service à l’usager.
- Savoir travailler en équipe.
- Être force de proposition, participer à l’amélioration continue des méthodes de travail du service.
- Savoir alerter et rendre compte auprès de son supérieur hiérarchique.
- Gérer les priorités.
Les missions sont susceptibles d’évoluer selon les besoins du service.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Sciences Po Grenoble – UGA propose, en cinq ans, un parcours intellectuel ambitieux destiné à former les décideurs de demain. Bénéficiant des atouts d’une grande école, notre Institut participe, en tant qu’établissement-composante avec personnalité morale, au développement de l’Université Grenoble Alpes. Il se distingue par le caractère pluridisciplinaire de sa formation (science politique, droit, économie, gestion, histoire, sociologie), la place accordée à l’international et la force de sa recherche en sciences sociales.
Il accueille environ 2000 étudiants dans le cadre de ses formations de niveau Master (Bac +5) et réunit un effectif de 75 enseignants-chercheurs titulaires et 90 personnels administratifs et techniques titulaires et contractuels.
Descriptif du service
Rattaché(e) hiérarchiquement à la Directrice de la Formation et de la Vie Etudiante, vous travaillez au sein d’une équipe de 14 gestionnaires de scolarité. Manager de proximité de trois gestionnaires sous votre responsabilité, vous veillez à la bonne réalisation des missions. Vous participez et accompagnez la mise en place des modalités administratives, vous établissez le calendrier de gestion et organisez le travail de l’équipe, en lien étroit avec la directrice du service.
À propos de l'offre
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Horaires : 35h hebdomadaires (2 régimes horaires possibles), possibilité d’une journée allégée (5h)
Possibilité de télétravail
Horaires flexibles
Subvention transports en commun
Droit au CAESUG (comité des œuvres sociales)
Participation employeur attractive pour l’offre de restauration CROUS
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Vacant à partir du 06/01/2025
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Responsable de service de scolarité
