Responsable du service état civil - Mairie de HOUILLES

Sous l'autorité du Directeur de l'administration générale et des affaires juridiques, vous pilotez, encadrez et coordonnez l'ensemble des activités des secteurs suivants : Accueil de l'Hôtel de Ville, Etat Civil, Elections, Recensement de la population et Cimetière.
Activité 1 : Management / encadrement :
* Veiller au bon fonctionnement quotidien du service ;
* Répartir, planifier et contrôler les tâches des agents ;
* Etablir le planning hebdomadaire et les congés ;
* Rechercher et communiquer les informations ascendantes et descendantes ;
* Veiller à l'évolution des textes, partager ces informations réglementaires avec son équipe lors d'une réunion dédiée, puis s'assurer de sa mise en application.
Activité 2 : Gestion de l'état civil et des affaires générales
* Assurer le respect des procédures et des délais réglementaires ;
* Vérifier la régularité de tous les actes gérés par le service (attestation d'accueil, concessions funéraires, union civile, recensement militaire, débits de boisson, licence taxis, publication des bans, actes d'état civil,...) ;
* Rédiger les courriers du service ;
* Effectuer les auditions prénuptiales le cas échéant ;
* Mettre en oeuvre les procédures de dématérialisation des actes ou des échanges ;
* Veiller à la qualité de l'accueil et services rendus à la population au travers de l'accueil physique et téléphonique ;
* Gérer le budget et la régie ;
* Piloter le recensement annuel de la population.
Activité 3 : Gestion des fournitures administratives et du mobilier
* Commander les fournitures de bureau, petit matériel et mobilier suite au recensement des besoins des directions lors de la préparation budgétaire ;
* Gérer le stock en fonction des besoins des services ;
* Gérer la comptabilité et le budget.
Activités 4 : Préparation et suivi des scrutins électoraux
* Effectuer les travaux de révision de la liste électorale ;
* Gérer les cartes électorales non distribuées et les procurations ;
* Organiser les scrutins locaux et nationaux (à l'exception des sénatoriales) : formations internes, gestion de la mise sous plis, gestion des ressources humaines dédiées aux opérations électorales, gestion des relations avec le bureau des élections (préfecture) ;
* Mettre à jour la liste des bureaux de vote.
Particularités du poste :
Assurer une permanence par mois le samedi avec célébration des mariages et baptêmes civils.

Consultez le détail complet de l'offre sur la page http://www.emploi-territorial.fr/details_offre/o078241101388747-responsable-service-etat-civil?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".