Secrétaire gestionnaire polyvalent F/H
Référence : 2024-1737085
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université - Faculté des Sciences Médicales et Paramédicales - CEFOS (Centre d'Exploitation Fonctionnelle Scientifique) - Localisation : Marseille 13005
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 23000 euros brut/an € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
L'adjoint en gestion administrative exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure. Il recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'unité. Il informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
L'agent assure la gestion administrative et financière du CEFOS (Centre d'exploration Fonctionnelle Scientifique).
· Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...).
· Retranscrire des informations orales à l'écrit.
· Organiser et alimenter des bases de données, des tableaux de bord.
· Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs ) les reproduire et les diffuser.
· Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
· Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés.
· Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité.
· Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité.
· Traiter des dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité juridique, administrative et financière.
· Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers,
· Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques,
· Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes.
· Gestion des stocks, des congés, gardes, plannings.
· Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure.
· Gérer le budget et suivre son exécution, collecter et contrôler les pièces justificatives aux opérations de gestion.
· Établir les facturations de prestations.
· Gérer les missions.
· Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes.
· Assurer et suivre les contrats de maintenance du parc de matériel et des installations.
· Classer et archiver les documents et informations,
· Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur,
· Suivre l'évolution de la réglementation dans le domaine financier et en expérimentation animale,
· Administrateur du logiciel de gestion propre au service
Positionnement hiérarchique : Sous la responsabilité de la Directrice du CEFOS
Profil recherché
Compétences principales :
Notions de base des techniques de communication orale et écrite
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Notions de base du domaine concerné
Connaissance de la réglementation et de la législation en matière d'expérimentation animale.
Connaissance des règles de la comptabilité publique et de la réglementation des marchés publics.
L'organisation générale et le fonctionnement de l'établissement et de ses composantes
Notions de bases en ressources humaines
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
- Spécialisation Formations générales
Compétences attendues
Compétences associées :
Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage.
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.
Accueillir et prendre des messages.
Enregistrer et classer les documents.
Rédiger des rapports ou des documents.
Savoir rendre compte.
Travailler en équipe.
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité.
Utiliser les outils bureautiques.
Compétences comportementales :
Sens de l'organisation
Réactivité
Sens relationnel
Devoir de réserve, discrétion et secret professionnel
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Labelisée Initiative d’excellence depuis 2012, amU est une université de recherche intensive, à la fois ancrée sur son territoire et reconnue internationalement. Attractive, engagée, dynamique, amU construit son avenir avec l’ensemble de ses communautés. En 2023, elle a défini une vision ambitieuse à horizon 2030, qui s’exprime autour de quatre actions stratégiques.
Nous recrutons dans plus de 260 métiers
La qualité de vie au travail, la recherche de sens et d’utilité dans son métier, la polyvalence des postes et le rôle de l’université pour le territoire… Les raisons de nous rejoindre sont nombreuses. À votre tour, prenez part à cette belle aventure et contribuez à faire bouger les lignes !
Qui sommes-nous ?
Avec une offre pluridisciplinaire d’excellence et résolument tournée vers l’international, amU est à la fois un lieu de savoirs, d’innovations et d’engagements déterminants pour relever les défis de notre époque et jouer un rôle positif au service de la société.
amU défend une ambition : ouvrir le champ de tous les possibles et permettre à chacune et chacun de s’épanouir en faisant avancer la société.
Ainsi, elle multiplie les projets interdisciplinaires, audacieux et créatifs pour apprendre à penser ensemble le monde de demain. En écho à ses valeurs sociales et solidaires, elle agit pour le bien-être des étudiants et de ses personnels. Enfin, tout en assumant un rôle socio-économique local important, amU profite de sa situation géographique exceptionnelle pour développer des partenariats dans le monde entier.
Nous accueillons chaque année des dizaines de milliers d’étudiantes et d’étudiants. Travailler à amU, c’est les accompagner et participer à la construction du monde de demain. Notre offre pluridisciplinaire et notre dynamisme nous placent au cœur des enjeux sociétaux et écologiques. Elle fait aussi de nous un acteur majeur du développement du territoire.
Descriptif du service
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :
La personne sera sous la responsabilité directe de la Directrice du CEFOS.
Le poste est affecté au sein d'une plateforme de prestations de services en appui à la recherche sur des modèles animaux nécessitant une grande rigueur dans le suivi des commandes, de la facturation des prestations de service ainsi que des contrats de maintenance et des conventions.
Le poste nécessite également une grande interaction avec les personnels, les utilisateurs et les autres services administratifs d'Aix-Marseille Université ainsi qu'une grande polyvalence.
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 25/11/2024
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Secrétaire
