SGCD22 - Agent(e) d'accueil et de standard téléphonique

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
- Accueil téléphonique de la préfecture : accueillir, renseigner et orienter les usagers, leur apporter un conseil sur les démarches à suivre, promouvoir les offres de service existantes (points d’accueil numériques, France Service….) et les orienter si nécessaire vers le service compétent, le cas échéant vers d’autres administrations.
- Assurer la continuité des liaisons gouvernementales.
- Mettre à jour en continu la documentation téléphonique et l’application de partage d’information "MUST".
- S’organiser avec l’équipe pour créer une rotation dans les ouvertures et les fermetures du standard (8h et 17h30, ainsi que pour la pause méridienne) afin d’assurer la continuité de la réponse téléphonique.
- En l’absence des titulaires du poste, assurer occasionnellement les remplacements des agents d’accueil sur les différents sites gérés par le service (préfecture, DDTM, DDPP et DDETS).
- Appliquer les engagements des démarches qualité relatives à l’accueil physique et téléphonique.

Votre environnement professionnel :
Activités du service :
Le service relation avec les usagers (SRU) est organisé en 2 pôles :
- le pôle gestion administrative/ courrier/ reprographie
- le pôle accueil physique et téléphonique.
 
Le service relation avec les usagers assure les missions suivantes :
- Traitement du courrier sur les différents sites (préfecture/ SGCD, DDI)
- Gestion du courrier réservé mis à la signature du préfet et de l’application informatique dédiée
- Gestion du recueil des actes administratifs et de l’application informatique dédiée
- Diffusion des circulaires et messages d’information aux maires et présidents d’EPCI
- Gestion des deux pôles reprographie sur les sites de la préfecture et de la DDTM Vallès
- Gestion de l’accueil physique et téléphonique sur les différents sites (préfecture/ SGCD, DDI)
- Gestion de la réservation des salles de réunion sur le site préfecture/ SGCD.
- Coordination départementale en matière d’archives des services de l’État.
Ce service assure ces missions pour la préfecture, la DDTM, la DDPP et la DDETS.
Le chef de service est également chargé de mission "qualité et performance". Il assure notamment dans ce cadre les missions de contrôle de gestion pour la préfecture et la mise en œuvre des démarches qualité.

Composition et effectifs du service :

Service relations avec les usagers comprend 15 agents dont 1 agent de catégorie A, 3 agents de catégorie B et 11 agents de catégorie C techniques et administratifs ou contractuels.

Liaisons hiérarchiques :
- Le chef du service relation avec les usagers
- Le chef du pôle accueil


Liaisons fonctionnelles :

Services de la préfecture, DDTM, DDPP, DDETS.