Assistant-e de direction de la DGSA - REF 124
Référence : 2025-1941765
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Toulouse
Université de Toulouse - Localisation : Université de toulouse
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Au sein de la Direction Générale des services, vous avez pour mission d’assister au quotidien la Directrice Générale des Services Adjointe en charge du Patrimoine, de la Logistique, de la Prévention et de la Sécurité (DGSA PLPS) dans l’ensemble de ses activités.
En tant qu’assistant-e de direction, vous exercez des missions polyvalentes et réalisez des actes administratifs et de gestion dans le respect des procédures, des réglementations en vigueur et des bonnes pratiques professionnelles. Vous contribuez au bon fonctionnement du domaine Patrimoine, Logistique, Prévention et Sécurité et vous veillez à la fluidité de l’information. Vous êtes sensible à la notion de service rendu et attentif-ve à la qualité de la relation aux différents usagers.
Vous êtes en capacité d’évoluer aisément dans un environnement diversifié et de gérer avec agilité et souplesse des thématiques variées. Vous saurez organiser efficacement les rendez-vous et réunions de la DGSA, tout en orientant avec diplomatie et discernement les différents interlocuteurs vers les directions compétentes.
Ainsi, vous êtes en charge de :
Assistant-e de la DGSA :
· Gérer l'agenda de la DGSA, planifier ses réunions et en organiser la logistique. Suivre les invitations et les programmations de réunions depuis la boîte mail de la DGSA.
· Assurer l’accueil physique et téléphonique de la DGSA, filtrer les appels
· Gérer et contrôler les courriers entrants et sortants, le suivi des parapheurs.
Missions transverses
Etre le-la référent(e) RH du Domaine PLPS (temps de travail, avancement, concours, entretiens pro…)
En lien avec la référente de l’applicatif, gérer le paramétrage pour la réservation des salles de réunion mutualisées
Assurer les missions d’Assistant de Prévention pour la Direction Générale des Services (après formation spécifique interne)
Rédiger / diffuser des notes de service et d’information
Contribuer au bon fonctionnement de la Direction Générale des Services et à la continuité de service : suppléance des assistants du DGS et des DGSA (parapheurs, mail, téléphone, agenda,…), gestion du courrier entrant et sortant, gestion des fournitures, réseau des assistants,…
Communication interne et externe
Assurer une circulation efficace de l’information en interne et en externe. Avoir un rôle de facilitateur-trice et de fluidification des activités. Etre en réseau avec les autres assistant-e-s de direction.
Réaliser les mises à jour de l’espace Intranet du Domaine PLPS
Contribuer à l’organisation et au respect des circuits décisionnels
D’autres missions pourront être confiées en fonction des besoins du service/domaine.
Profil recherché
Connaissances :
- Maîtrise des techniques d’assistant-e de direction
- Très bonne connaissance de la gestion administrative
- Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche appréciée
- Très bonne aisance sur les logiciels bureautiques (pack office) et outils Web
Savoir faire technique :
- Sens de la relation à l’usager et du service
- Techniques de communication et d’élaboration de tableaux de bord
- Sens de la diplomatie et de la pédagogie
- Sens du travail en transversalité et en collaboration
- Capacité à identifier rapidement les interlocuteurs internes et externes pertinents en fonction des dossiers traités
- Qualités rédactionnelles
Savoirs comportementaux :
- Faire preuve d’une importante capacité d’adaptation face aux différents interlocuteurs
- Discernement, priorisation
- Rigueur, fiabilité, réactivité, dynamisme
- Excellentes qualités relationnelles et d’écoute, confidentialité
Diplômes requis : Bac pro ou BTS assistante de direction
Expérience souhaitée : 5 ans dans des fonctions similaires
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L''Université Toulouse III- Paul Sabatier (http://www.univ-tlse3.fr) devient Université de Toulouse à partir du 01/01/2025. Elle est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche née de la fusion des Facultés de médecine, de pharmacie et de sciences.
Descriptif du service
La Direction Générale des Services coordonne les missions de l'ensemble des directions et services administratifs, financiers et techniques de l'établissement. Elle participe, en lien avec la présidente, à l'élaboration de la stratégie politique et en assure le déploiement opérationnel et le cadrage réglementaire.
Rattachée au Directeur Général des Services, et en relation directe avec les Vice-Présidents thématiques (Patrimoine, transition écologique et sociétale), la Directrice Générale des Services Adjointe en charge du Domaine Patrimoine Logistique Prévention et Sécurité a pour mission principale d’assurer un cadre de vie d'étude et professionnel de qualité à destination de l’ensemble de la communauté universitaire. Ce Domaine comprend :
· La Direction Patrimoine en charge de l’élaboration, de l’évaluation et de la mise en œuvre de la politique immobilière de l’établissement (28 agents).
· La Direction de la Logistique (43 agents)
· La Direction de la Prévention et de la Sécurité en charge de la prévention des risques professionnels et des risques incendie, de défense, de la sûreté. Elle assure également le pilotage de la Formation Spécialisée en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail du Comité Social d’Administration de l’Établissement. (16 agents).
À propos de l'offre
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· Catégorie du poste : B
· Corps de recrutement : Technicien.ne de recherche et de formation
· Quotité de travail : 100%
· Date de prise de fonctions souhaitée : 01/09/2025
· Poste ouvert aux titulaires et contractuels
· Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDI
· Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1
· Rémunération:
Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 441 € + modulation grade
Pour les contractuels: elle est comprise entre 1836.20 € et 2362.93 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (258 €)
· Localisation géographique : Campus de Rangueil, Toulouse
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Télétravail possible (2j), en alternance avec l’assistante du Directeur Général des Services
Missions d’Assitant de Prévention des risques professionnels (après formation interne spécifique)
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
