Assistant de direction H/F
Référence : 2025-1860559
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Paris Cité
- Localisation : 75013 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D’ACCUEIL DU POSTE
La Direction des Etudes, de la formation et de l’innovation pédagogique (DEFI) regroupe une centaine d’agents répartis en 6 pôles et 1 département : pôle orientation et professionnalisation, pôle formation continue, pôle formation tout au long de la vie, pôle innovation pédagogique, pôle outils et expertise métiers, pôle scolarité générale et département appui au pilotage et projets transverses.
RÉSUMÉ DU POSTE
L’assistante de direction accompagne la DGD DEFI et les directeurs de services dans leurs démarches afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative et financière et la gestion du personnel de la direction. En
étroite collaboration avec ces acteurs, elle est la personne de référence en ce qui concerne l’organisation, la
gestion, la coordination et le suivi de l’ensemble des activités visant à les appuyer.
L’assistante de direction assure l’interface entre la DGD DEFI, les directeurs de pôles et également les autres
services de l'établissement. Elle organise le traitement et la diffusion de l'information.
DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
Assurer le secrétariat de la direction:
-Réaliser l'accueil physique et téléphonique, gérer le courrier
-Organiser les réunions de direction et inter directions et inviter les participants (evento, zoom,
réservation de salles ADE)
-Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des
livraisons
-Accueillir les nouveaux arrivants (titulaires et contractuels longue durée >=1an ) et assurer la
liaison avec les services supports : poste informatique, téléphone, clé de bureau, badge, mobilier,
accès aux applications ou logiciels spécifiques selon le métier, etc.
-Organiser les déplacements en mission des directeurs de pôles
Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives, et de gestion du personnel de
la DEFI:
-Fiabilisation, mise en qualité et suivi administratif du personnel en collaboration avec la
DGDRHO, résolution des anomalies impactant les diverses campagnes RH.
-Assurer la coordination et la réalisation des différentes campagnes RH de la DEFI : concours,
télétravail, mutuelle, CPF, CET, congés bonifiés.
-Assurer la coordination et la réalisation des activités RH de la DEFI liées à la rémunération des
personnels : primes CIA et LRU, avancements de grade, évolution IFSE, rémunérations des activités
accessoires, etc..
-Gestion des recrutements du personnel DEFI (suivi Phare, dossiers administratifs, conformité
réglementaire, liaison avec la DRH et les directeurs de pôles DEFI)
-Gestion courante des actes administratifs des personnels : demande de congés des directeurs,
organisation des entretiens professionnels des directeurs, suivi des absences et arrêts de travail des
personnels DEFI, suivi des personnels en grève etc…
Profil recherché
PROFIL RECHERCHÉ
Connaissances :
-Connaissances des techniques de secrétariat de direction
-Techniques de gestion administrative
-Connaissances budgétaires générales
Savoir-faire - Compétences opérationnelles :
-Très bonne capacité d’expression écrite et orale
-Savoir gérer un agenda de direction et organiser des réunions complexes avec de multiples
interlocuteurs
-Anticiper les problèmes opérationnels, techniques et humains
-Savoir organiser son activité en tenant compte des priorités, des contraintes et des échéances
-Pack Office
-Des compétences en gestion de projet seraient un plus ainsi que la connaissance de l’enseignement
supérieur.
Savoir-être – Compétences comportementales :
-Bienveillance
-Esprit d'équipe
-Autonomie et proactivité
Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) :
Niveau IV - Baccalauréat ou diplôme équivalent
Qui sommes-nous ?
Ancrée au cœur de la capitale, l’Université Paris Cité est une université de recherche intensive, omnidisciplinaire, labélisée IdEx, avec une forte dimension professionnalisante. Elle se positionne au meilleur niveau international pour le rayonnement et l’originalité de sa recherche, la diversité et l’attractivité de ses parcours de formation, sa capacité d’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation. Université à impact positif pour la société, l’Université Paris Cité a fait de la « santé planétaire » sa signature : « des êtres humains en bonne santé, au sein de sociétés en bonne santé, sur une planète en bonne santé ».
Lauréate de nombreux appels à projet d’investissements d’avenir (PIA), l’Université Paris Cité s’appuie sur les compétences et l’engagement de l’ensemble de ses communautés académiques, administratives et techniques, et sur le dynamisme de sa communauté étudiante, pour développer des projets de recherche et de formation à forte valeur ajoutée, et former les citoyennes et les citoyens de demain, dans un monde en transition.
L’Université Paris Cité comprend trois Facultés (de Santé, des Sciences, et Sociétés & Humanités), auxquelles sont rattachées 24 composantes et 110 unités de recherche, et intègre un établissement-composante, l’Institut de physique du globe de Paris (IPGP), et un organisme de recherche associé, l’Institut Pasteur.
Descriptif du service
Elle compte plus de 63 000 étudiants, 4 773 enseignants et enseignants-chercheurs ainsi que 2 767 personnels administratifs et techniques.
Forte de la grande diversité et de l’excellence de ses domaines disciplinaires alliant les sciences formelles, naturelles et expérimentales, les sciences humaines et sociales, et la santé, l’université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur essentiel de son identité et de sa signature « santé planétaire ».
Dans une démarche d’amélioration continue au service de son projet d’établissement, l’Université Paris Cité se dote de schémas directeurs et de plans d’action pour asseoir sa responsabilité sociétale et environnementale, et notamment s’engager pour les égalités et lutter contre toute forme de discrimination et de violence, agir pour la qualité de vie au travail et la transition écologique, et renforcer l’expérience étudiante.
Rejoindre l’Université Paris Cité, c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes : celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle, de l’innovation, du dialogue, de l’ouverture aux autres et au monde
À propos de l'offre
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Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités financière de la DEFI:
-Co-construction du budget annuel de la DEFI avec la DGD DEFI et la DFA
-Gestion et suivi budgétaire des comptes mutualisés de la DEFI et réalisation des actes financiers
associés
Concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le
fonctionnement de la DEFI
-Rédiger les comptes rendus de réunion et supports de présentation
-Concevoir et mettre à jour des outils de gestion et de suivi du personnel
-Veiller à la bonne gestion des espaces partagés numériques de direction et gérer les droits d'accès
numériques et les alias
-Archiver les documents de référence et mettre à jour les documents de direction (organigramme,
etc…)
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Vacant à partir du 01/01/2025
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Assistante / Assistant de formation
