Assistant·e de direction auprès de la DGS
Référence : 2024-1771849
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université Montpellier 3
Université Paul-Valéry Montpellier 3 (UPVM3) - Localisation : Campus Site Route de Mende MONTPELLIER
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) entre 1855 et 1919€ brut/mois € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
1. Assurer le secrétariat de la directrice générale des services
- Gérer l'agenda : planifier les rendez-vous, programmer et organiser les réunions - y compris sur le plan logistique -, préparer les fonds de dossier, assurer le suivi,
- Prendre en charge, avec les directions support concernées, l'organisation et le suivi du Comité Social d'Administration et de la Formation Spécialisée, rédiger les compte-rendus de cette dernière,
- Assurer le traitement et le suivi du courrier institutionnel,
- Gérer la boite mail direction.générale : filtrer, orienter, renseigner, rappeler, préparer des réponses,- Assurer l'accueil physique et téléphonique : écouter et orienter les interlocuteurs internes et externes,
- Planifier et organiser les déplacements, assurer le suivi des frais de mission.
2. Assurer le binôme avec l'assistante de la Présidente
Le binôme partage la responsabilité du bon fonctionnement du secrétariat de direction :
- échanger les informations pour avoir une connaissance mutuelle de l'avancement des dossiers
- venir mutuellement en appui des activités, se remplacer quand nécessaire
3. Assurer le secrétariat de la cellule de crise
Possibilité de prendre en charge la mission d'assistant·e de prévention
Profil recherché
Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
Première expérience au sein d'une direction d'établissement public.
CONNAISSANCES ET SAVOIRS
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision d'une université
- Connaissances de base en gestion administrative dans le contexte de la fonction publique.
- Maîtrise des techniques d'accueil téléphonique et physique.
- Maîtrise des logiciels courants de bureautique.
SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
- Compréhension des enjeux et hiérarchisation des priorités.
- Compréhension, analyse et gestion des informations.
- Sens de l'organisation et des capacités d'adaptation.
- Sens aigu de la confidentialité.
- Capacité à proposer des améliorations.
- Bonnes qualités rédactionnelles (style, syntaxe et orthographe).
SAVOIRS ÊTRE
- Très bonnes capacités relationnelles.
- Capacité à travailler en équipe.
- Polyvalence.
- Disponibilité, réactivité.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université Paul-Valéry Montpellier 3 (UPVM3) est une université des Humanités : Lettres, Langues, Arts, Sciences Humaines et Sociales. Plus de 22 000 étudiants sont inscrits de la licence au doctorat et 240 diplômes en lien avec les besoins socio-économiques y sont préparés.
Héritière de la Faculté des Arts fondée au Moyen Age, l’UPVM poursuit avec dynamisme cette longue tradition académique tout en sachant continuellement se transformer pour s’adapter et répondre aux grandes mutations de nos sociétés.
Université citoyenne et durable, dont le site principal est installé sur un campus arboré de plus de 10 hectares labellisé Patrimoine du XXe siècle, elle est dotée d’équipements pédagogiques exceptionnels, tels le Musée des Moulages classé, le Théâtre La Vignette « scène conventionnée pour l’émergence et la diversité », le Learning center ATRIUM conçu comme un lieu de savoir vivant, modernisant la fonction de bibliothèque universitaire et les services aux étudiants.
Descriptif du service
Sous l'autorité de la Présidente, la Direction Générale des Services assure la direction, la coordination et le fonctionnement des services administratifs, financiers et techniques de l'université. Elle contribue à l'élaboration de la politique d'établissement dont elle assure la mise en oeuvre opérationnelle.L'assistant·e de la directrice générale des services participe à l'optimisation de la gestion des activités menées par l'équipe de direction de l'université.
L'équipe d'appui administratif de la Présidence/Direction Générale des Services est composée de l'assistante de la Présidente, de l'assistant·e de la directrice générale des services, d'une chargée d'affaires administratives et de deux personnels d'accueil. Placé·e sous l'autorité hiérarchique directe de la DGS, l'assistant·e assure ses missions en binôme avec l'assistante de la Présidente.
À propos de l'offre
-
Rémunération
Pour les personnels titulaires, par référence aux grilles de rémunération de la catégorie BPour les personnels contractuels par référence à la grille de rémunération de l’université soit entre 1855€ brut mensuel et 1919 € brut mensuel en fonction de l’expérience acquise sur des fonctions similaires.
Lieu d'exercice : Campus Site Route de Mende MONTPELLIER -
Article L332-7 Code général de la Fonction publique
-
Vacant à partir du 01/02/2025
-
Assistante / Assistant de direction
