C - Assistant administratif
Référence : 2024-1698333
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture de police-Direction des ressources humaines
- Localisation : 1 bis rue de Lutèce 75004 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Groupe RIFSEEP : 2
NBI : NON
Vos activités principales :
Le titulaire du poste est placé sous l’autorité du chef de bureau de l’économie de la construction et de son adjoint, au sein du Département Juridique et Budgétaire de la Direction de l’immobilier et de l’environnement.
L’adjoint administratif assure des fonctions d’assistance et de soutien administratifs en binôme et plus largement au sein d’une équipe composée majoritairement de personnels techniques ingénieurs en charge de l’économie d’opérations immobilières au bénéfice des services de police, de la gendarmerie et des pompiers.
Il a pour tâches essentielles de :
- Gérer (tracer, coordonner et router) l’ensemble des flux entrants et sortants du bureau : situations de travaux, circuits de transmissions et signatures des décomptes généraux clôturant les marchés, actes divers rattachables aux marchés (ordres de service, avenants, actes spéciaux), courriers des entreprises contractantes ;
- Aider à la tenue à jour et à la consolidation des dossiers de suivi des ingénieurs ;
- Créer et mettre à jour régulièrement les « fiches marchés » extrayant et synthétisant les principales caractéristiques contractuelles des marchés ainsi que documentant l’historique de leur exécution financière ;
- Alimenter les outils de reporting ;
- Paramétrer la plateforme EDIFLEX permettant l’exécution financière dématérialisée des marchés : base des entités contractantes à enrichir, workflows de validation à créer ;
- Participer à la réflexion sur l’amélioration continue des process internes ;
- Gérer les commandes de fournitures du bureau ;
- Gérer le classement et l’archivage du bureau.
Durée attendue sur le poste : 3 ans
Vos perspectives :
Vous participez aux projets d’amélioration des process internes aux côtés du chef du bureau et de son adjoint.Vous développez des compétences et culture générale dans des matières liées au BTP et la commande publique (Code de la commande publique, CCAG) ce qui vous permettra de diversifier vos perspectives d’évolution de carrière.
Localisation
Qui sommes-nous ?
Descriptif du service
• Activités du service
Au sein du Secrétariat Général pour l’Administration, la Direction de l’Immobilier et de l’Environnement (DIE) conçoit et met en œuvre la politique immobilière du ministère de l'Intérieur sur l’ensemble de l’Ile-de-France (SGAMI IdF). Pour ce faire, elle est organisée en 3 départements : Département Juridique et Budgétaire, Département Construction pour la phase réalisation, Département Exploitation pour la phase exploitation – maintenance. Un Secrétariat Général assure la gestion des ressources humaines et des moyens logistiques. Enfin, une mission stratégie et développement durable, en charge du schéma directeur immobilier régional, produit une réflexion stratégique en matière d'immobilier et de développement durable, de qualité de la construction et de la maintenance.
• Composition et effectifs du service
Le bureau de l’économie de la construction comprend 11 agents:
• 9 ingénieurs,
• 2 adjoints administratifs.
• Liaisons hiérarchiques
Chef BEC et son adjoint
• Liaisons fonctionnelles
Le bureau travaille en liaison avec les autres départements et bureaux de la DIE ainsi qu’avec les directions opérationnelles de la Préfecture de Police et des intervenants extérieurs (maîtres d’œuvre, bureaux d’études techniques, bureaux de contrôles, entreprises et services techniques)
À propos de l'offre
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Localisation administrative et géographique / Affectation
PREFECTURE DE POLICE
Secrétariat Général pour l’Administration
Direction de l’Immobilier et de l’Environnement
Département Juridique et Budgétaire
1 bis rue de Lutèce 75195 Paris Cedex 04PREFECTURE DE POLICE
Secrétariat Général pour l’Administration
Direction de l’Immobilier et de l’Environnement
Département Juridique et Budgétaire
Bureau de l’économie de la construction
1 bis rue de Lutèce 75004 Paris
Métro : Cité (ligne 4)
RER : C et B (station Saint Michel-Notre-Dame) -
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Poste situé en étage (4e) avec accès ascenseur ; déplacements occasionnels à fréquents dans les les bureaux attenants ou proche du poste de travail, déplacement manuel de charges légères (dossiers, classeurs et plus rarement petits cartons d’archivage), bureau non-individuel, prise d’appels téléphoniques.
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Vacant à partir du 18/09/2024
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
