Chargé de la coordination et du suivi des conventions F/H (réf.15861)

Interactions:

Elle ou il est en lien direct avec le directeur ou la directrice des affaires générales de la faculté et est amené à travailler avec le chargé ou la chargée des affaires institutionnelles et juridiques de la DAG. Elle ou il interagit régulièrement avec les porteurs de projet, les directions métier (notamment études et vie étudiante, formation tout au long de la vie, relations internationales, finances et achats, recherche), les composantes, les écoles internes et la gouvernance de la faculté. Elle ou il bénéficie du concours et de l’appui des directions métiers universitaires pour toutes les conventions nécessitant une expertise spécialisée (juridique, propriété intellectuelle, etc).

Activités principales :

A ce titre, elle ou il est chargé :

D’assurer la coordination et d’accompagner la prise de décision dans son secteur :

- Organiser / enregistrer / coordonner les saisines des services et composantes

- Assurer la communication sur le domaine des conventions

- Veiller à la régularité de la procédure interne des conventions

- Construire, mettre en place et actualiser les outils de suivi et de pilotage (tableaux, fiches, indicateurs, rétro planning)

- Elaborer des documents permettant l’aide à la décision à destination de la gouvernance de manière à favoriser la fluidité du processus de signature et la rapidité des ajustements à apporter le cas échéant

- Veiller à l’archivage et à la diffusion des informations auprès des interlocuteurs internes et externes

De réaliser un contrôle et une veille interne :

- Exercer une fonction de veille sur tous les domaines pouvant toucher les conventions

- Proposer les actions correctrices et alerter si nécessaire

D’accompagner et conseiller :

- Animer et coordonner des réunions et des groupes de travail

- Assurer une assistance méthodologique auprès des différents acteurs

- Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

- Exercer une mission de conseil et d’expertise auprès des porteurs de projet, en lien le cas échéant avec les directions métier concernées

- Accompagner et promouvoir les actions retenues au sein de l'établissement

- Participer à la rédaction de courriers et de notes administratives

De gérer administrativement les conventions :

- Modifier et mettre en forme les conventions

- Mettre en signature les conventions approuvées

- Préparer et suivre les transmissions des conventions en lien avec les porteurs de projet, les partenaires et les directions métier

Conduite de projets : Oui

Encadrement : Non