Gestonnaire de scolarité
Référence : 2023-1288585
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Institut d'Etudes Politiques de Grenoble
Sciences Po Grenoble (Institut d'Etudes Politiques de Grenoble) - Localisation : 1030 Avenue Centrale 38400 Saint-Martin-d Hères
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 22000 € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Mission, contexte et positionnement du poste
Rattaché(e) hiérarchiquement à la directrice du service scolarité, l’agent travaille au sein d’une équipe de 14 gestionnaires de scolarité. Il ou elle a la charge de la gestion administrative et pédagogique de l’ensemble des étudiants inscrits dans un ou plusieurs parcours.
Dans le respect des règles et des procédures de scolarité, il ou elle devra :
- Assurer l’accueil et l’information des étudiants, des enseignants et des publics extérieurs.
- Assurer la communication de l’information pour les formations gérées
- Organiser et suivre la sélection des candidats en vue de leur intégration dans les parcours.
- Contrôler et assurer le suivi des inscriptions administratives des étudiants, et gérer leur inscription pédagogique.
- Organiser les plannings d’enseignements et la venue des intervenants extérieurs en lien avec les services administratifs concernés de l’établissement (RH et financier),
- Organiser et gérer les sessions d’examens des parcours en charge (élaboration des calendriers, préparation PV délibérations, mise en place du jury, publication des résultats)
- Elaborer, vérifier et remettre les documents administratifs auprès des usagers (relevés de notes, attestation d’assiduité, de réussite…)
- Organisation, gestion et diffusion des plannings d’enseignements auprès des étudiants et des intervenants,
- Appliquer les procédures administratives internes de l’établissement, et respecter les circuits mis en place, vérifier la conformité de l’ensemble des opérations,
- Gérer les diverses demandes des étudiants précédemment inscrits au sein de l’IEP de Grenoble, et établir les attestations ou certificats au regard de leur dossier archivé au sein de l’institution
- Travail collaboratif avec la gestionnaire de scolarité en poste dans le même bureau, et assurer la continuité du travail en cas d’absence
- Travail collaboratif avec les établissements concernés par une convention de partenariat pour les formations en charge
- Mobilisation ponctuelle sur des évènements en lien avec l’activité du service (concours, cérémonie de remise des diplômes, etc…)
Profil recherché
Compétences
Connaissances théoriques et pratiques
· Connaître l’enseignement supérieur (les structures, les services, les différentes instances et leur fonctionnement) et l’organisation des formations.
· Maîtriser l’orthographe et la syntaxe.
Compétences opérationnelles
· Maîtrise des outils bureautiques classiques (Word, Excel…).
· Connaissance des logiciels de scolarité fortement appréciée (Scolarix, Scolpéda, Pégase, ADE)
· Savoir organiser et planifier son travail en respectant les échéances et les délais contraints
· Savoir organiser son travail en autonomie et faire preuve d’une grande rigueur
Compétences comportementales
· Avoir une grande rigueur et les qualités d’organisation associées.
· Posséder un bon relationnel, savoir faire preuve de diplomatie.
· Respecter la confidentialité.
· Avoir le sens de l’accueil et de l’écoute et le souci du service à l’usager.
· Savoir travailler en équipe.
· Être force de proposition, participer à l’amélioration continue des méthodes de travail du service.
· Savoir alerter et rendre compte auprès de son supérieur hiérarchique.
· Gérer les priorités.
Les missions sont susceptibles d’évoluer selon les besoins du service.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
Avoir une grande rigueur et les qualités d'organisation associées.
Posséder un bon relationnel, savoir faire preuve de diplomatie.
Respecter la confidentialité.
Avoir le sens de l'accueil et de l'écoute et le souci du service à l'usager.
Savoir travailler en équipe.
Etre force de proposition, participer à l'amélioration continue des méthodes de travail du service.
Savoir alerter et rendre compte auprès de son supérieur hiérarchique.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Personne à contacter
hayat.hnida@sciencespo-grenoble.fr
Qui sommes-nous ?
L’Institut d’Études Politiques de Grenoble (IEP), Science Po Grenoble, est un établissement public administratif (EPA). Il accueille environ 2000 étudiants dans le cadre de ses formations de niveau Master (Bac +5) et réunit un effectif de 75 enseignants-chercheurs titulaires et 90 personnels administratifs et techniques titulaires et contractuels.
Sciences Po Grenoble – UGA est en train de créer son projet d’établissement, le service de la scolarité va connaitre des changements, notamment par une optimisation de l’utilisation des systèmes d’informations métier.
À propos de l'offre
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Nos engagements
Horaires : 35h hebdomadaires (2 régimes horaires possibles), possibilité d’une journée allégée (5h)Possibilité de télétravail près 6 mois de fonction (1 jour par semaine)
Horaires flexibles
Subvention transports en commun
Droit au CAESUG (comité des œuvres sociales)
Participation employeur attractive pour l’offre de restauration CROUS
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Vacant à partir du 01/09/2023
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Gestionnaire de scolarité
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