Secrétaire Administrative et Pédagogique - IUT DE TOULOUSE
Référence : 2025-1991970
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Toulouse
IUT DE TOULOUSE - Localisation : IUT - SITE MONTAUDRAN
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
- Mission du service :
Le /la secrétaire pédagogique et administrative du département assure, auprès des personnels du département d’enseignement et des étudiants, la mise en œuvre et le suivi de la gestion administrative des activités.
Il/elle a la responsabilité de la bonne marche globale de cette gestion et accompagne les équipes du département dans la préparation des dossiers et des activités.
Il/elle travaille en étroite collaboration avec les services de l’IUT dans le respect des procédures et calendriers mis en place.
1- Assurer le support pédagogique du département
• Suivi des étudiants sur le logiciel métier (inscriptions, préparation des jurys avec gestion des notes …)
• Relais de l'information scolarité à l’équipe enseignante, au CROUS, à l’Administration du Site (santé, social, sport...)
• Information, réservation et modifications de l'emploi du temps sur le logiciel métier
• Suivi de la situation des étudiants et relais d’information avec les enseignants et services concernés : absences (sur le logiciel métier), retards, avertissements, vérification des dossiers, cartes étudiantes, soutien administratif des démarches (bourses, sécurité sociale, etc.), déclarations des accidents de travail…
• Suivi administratif des étudiants en formation continue, en parcours aménagé, en situation de handicap, en tiers temps, étrangers.
• Suivi des candidatures au BUT (PARCOURSUP), et aux Licences Professionnelles (e-candidat)
• Suivi administratif des stages : conventions, dossiers RI, gestion physique des rapports.
• Mise à jour des informations du panneau d’affichage étudiant : emplois du temps, soutenances, jurys.
• Classement et communication des copies de contrôle aux étudiants.
2- Assurer le secrétariat et la logistique du département
• Accueil, secrétariat : traitement et diffusion de l’information, suivi du courrier, parapheurs, archivage…
• Logistique : réservation de salles, des moyens de transports, reprographie, gestion des fournitures, petit matériel
• Préparation et suivi des différents calendriers et tableaux de bord, communication d’informations (gestion du Site Web, et de la page LinkedIn du Département…)
Affaires générales, vie institutionnelle : préparation des conseils de département, des réunions, des élections, suivi des conventions.
3- Participer aux activités administratives transversales et mutualisées
• Participation aux opérations électorales (tenue bureaux de vote, dépouillement), à l’organisation des manifestations (par exemple Journées Portes Ouvertes)
Contribution à la continuité de service lors d'absences prolongées d'un personnel.
Profil recherché
Connaissances :
Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur
Savoir faire technique :
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Notions de base des techniques de communication orale et écrite
Maîtrise des outils bureautiques classiques (word, excel, messagerie, internet…)
Aptitude à maîtriser rapidement les applications informatiques (logiciels métiers).
Savoirs comportementaux :
Savoir travailler en équipe
Capacité à gérer le stress
Rigueur
Sens de la confidentialité
Sens de l’organisation
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Composante de l’université Paul Sabatier – Toulouse III, l’IUT Paul Sabatier comprend 17 départements d’enseignement sur trois sites (Toulouse, Auch et Castres), 5 500 étudiants, 600 personnels enseignants, enseignants-chercheurs, administratifs et techniques et 850 vacataires.
À propos de l'offre
-
Vacant à partir du 01/09/2025
-
Secrétaire
