Secrétariat particulier du secrétaire général
Référence : MINT_BA014ATB-89933
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture du Calvados
- Localisation : PREFECTURE 14
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Groupe RIFSEEP : 3
Vos activités principales :
Tâches classiques de secrétariat de direction : réponses aux courriers non techniques, réponses téléphoniques, tenue agenda, prise de rendez-vous
Accueil physique et téléphonique
Gestion des cartes achat et suivi des crédits du secrétaire général
Gestion de l'emploi du temps du secrétaire général, organisation de réunions de travail et avec une attention toute particulière dans la bonne organisation des missions de représentation (contact avec les organisateurs des cérémonies notamment sur l’aspect protocolaire, vérification en lien avec l’ONACVG de la production de discours, commande et livraison de gerbes de fleurs...)
Articulation des déplacements du secrétaire général avec les chauffeurs
Suivi de dossiers signalés et constitution des dossiers destinés au secrétaire général en lien direct avec les directions départementales interministérielles (DDI) sur le circuit des parapheurs et des signatures urgentes
Assurer une veille sur la messagerie fonctionnelle du secrétaire général
Faire l’interface avec les services logistiques et techniques pour les sujets liés à la résidence du secrétaire général
En tant que de besoin, assurer la continuité de service du secrétariat du Préfet
Missions accomplies dans le respect des engagements du référentiel Qual-e-pref
Votre environnement professionnel :
Activités du service
Le secrétariat général, sous l'autorité du préfet, anime et coordonne l'action des services départementaux de l'Etat et veille à la cohérence de la mise en place des politiques publiques.
Composition et effectifs du service
L’équipe rattachée directement au secrétaire général de la préfecture rassemble :
- un agent en charge du secrétariat
- un agent en charge de la médiation numérique
- un référent départemental fraudes
Liaisons hiérarchiques
Liaison directe avec le secrétaire général
Liaisons fonctionnelles
Tous les secrétariats : Préfet, Directeur de Cabinet, SGAR, ceci pour les 5 départements normands, mais aussi les secrétariats de directions départementales, du conseil régional, des conseils départementaux, des maires, etc...
Profil recherché
Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques :
Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise requis
Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis
Savoir faire :
Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis
Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis
Savoir rédiger : niveau pratique requis
Savoir être :
avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
savoir accueillir : niveau expert requis
savoir s'adapter : niveau maîtrise requis
savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise requis
savoir communiquer : niveau maîtrise requis
Vos perspectives :
Secrétariat de direction d’autres structures
Durée attendue sur le poste : 5 ans
Éléments de candidature
Personnes à contacter
À propos de l'offre
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Localisation administrative et géographique / Affectation :
Préfecture du Calvados
Centre administratif départemental
Rue Daniel Huet
14000 CAEN
Emploi fonctionnel :
Code fiche de l’emploi type RMFP :
Assistant de direction – FPDIR038
Code fiche de l’emploi type REMI :
- Assistant d’administration générale – ADM004A
- Assistant de direction – ADM005A -
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Disponibilité ; sens du contact et des relations humaines, sens de l'initiative et réactivité ; discrétion ; maîtrise des techniques de l'information et de la communication.
Qui contacter ?
Le secrétaire général : Monsieur Stéphane SINAGOGA
pref-secretariat-sg@calvados.gouv.fr, 02 31 30 64 07
Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :
http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/formulaire_Mobilit%C3%A9_VF_pdf_MODIFIABLE-1.pdf -
Le poste est-il ouvert aux contractuels ? Oui
Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), le recrutement du contrat s'appuie sur l'article : 2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4) -
Vacant à partir du 01/02/2025
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Assistante / Assistant de direction
