Agent d'accueil, courrier et standard
Référence : 2023-1421385
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Rectorat de Strasbourg
- Localisation : Rectorat de Strasbourg / DAFSSTS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 1747 euros brut mensuel € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Activités principales :
- Gérer les fermetures/ouvertures des postes d’accueil.
- Analyser et au besoin recentrer l’usager sur l’objet de sa demande
- Informer et renseigner l’usager
- Orienter l’usager sur l’objet de sa demande afin d’identifier le service ou l’interlocuteur compétent
- Gérer, orienter et au nécessaire filtrer les appels téléphoniques passés au service du standard
- Tenir à jour les bases de données permettant l’identification des interlocuteurs pertinents (annuaire, portefeuille des missions attribuées aux agents, états de présence)
- Maîtriser le logiciel de gestion des appels du service standard
- Assurer le traitement des courriers entrants et sortants (affranchissement, distribution, mise sous enveloppes, suivi des recommandés reçus)
- Assurer la surveillance des parkings / Filtrage de l’accès au parking
- Gérer l’affichage des agendas des salles de réunions sous Calendar
- Assurer la réception des colis/ paquets
Peut-être amené à :
- Adapter ses horaires en fonction des pics d’activité
- Remplacer ses collègues en cas d’absence sur les trois sites strasbourgeois du rectorat (accueil, courrier, standard)
Profil recherché
La connaissance des spécificités de chaque accueil physique ainsi que la maîtrise des compétences attendues sur les trois fonctions de gestion des relations aux usagers sont indispensables
Connaissances :
- Techniques d’accueil téléphonique et physique
- Technique de gestion des conflits
- Organisation, fonctionnement et missions des services académiques
Savoir-faire :
- S’exprimer avec aisance
- Mettre en oeuvre les procédures et les règles
- Utiliser les logiciels ou les applications spécifiques à l’activité
- Adapter son comportement aux différents types de public
- Savoir gérer les aléas
- Apporter des réponses à des besoins spécifiques
- Assurer une médiation
- Ponctualité
- Sens de l’initiative : alerter le responsable du service intérieur de tout incident ou évènement inhabituel constaté
- Assurer la propreté et le bon fonctionnement du matériel mis à disposition
- Travailler en équipe
Savoir être nécessaire :
Discrétion professionnelle
Travailler en équipe - Ponctualité
Maitrise de soi
Rigueur, Réactivité et disponibilité
Bonne présentation physique
Hygiène corporelle indispensable
Connaissances (E : expert / M : maitrise / A : application / N : notions) :
Accueil du Public : M
Affranchissement du courrier / distribution : A
Savoir-faire (E : expert / M : maitrise / A : application / N : notions) :
Entretenir des relations avec l’ensemble des services : A
Réactivité – Rigueur – Fiabilité : M
E - L’agent doit savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles fonctions, former d’autres agents et être référent dans le domaine
M - L’agent met en oeuvre la compétence de manière régulière, peut corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat
A - L’agent doit savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, et savoir repérer les dysfonctionnements
N - L’agent doit disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Qui sommes-nous ?
Rectorat de l'académie de Strasbourg
6 rue de la Toussaint
67000 Strasbourg
À propos de l'offre
-
Les dossiers de candidature constitués d'un curriculum vitae et d'une lettre de motivation sont à transmettre à l'adresse ce.daf@ac-strasbourg.fr
-
Encadrement : NON
Conduite de projet : NON -
Vacant à partir du 02/01/2024
-
Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
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