Adjoint en gestion administrative - UP1 Panthéon - Sorbonne - H/F

-Assurer le classement et l’archivage

Gestion scolarité
- Gérer les IP, la saisie des notes, le PV de délibération et la délivrance des diplômes sur APOGEE

- Organiser les délibérations

- Assurer la diffusion et le respect des maquettes des diplômes et RCC

- Organiser les rentrées officielles des diplômes avec le.la responsable pédagogique

- Transmettre et récupérer les questionnaires de satisfaction

Gestion financière
-  Elaborer les devis et suivre les dossiers de financement individuels, CPF, entreprises, Pole Emploi sur les plateformes dédiées

-  Assurer le suivi des mises en paiement

-  Assurer l’ingénierie financière du montage des dossiers de financement

-  Assurer et suivre le traitement des conventions, des contrats, des prises en charge financière

-  Préparer les éléments nécessaires à la mise en paiement des vacataires

Assistance logistique
-  Mettre à disposition l’ensemble des moyens pédagogiques (locaux, matériel informatique, reprographie) pour le bon déroulement d’une formation

-  Gérer et renseigner la base de données FCA Manager (gestion de la formation continue)

-  Participer à l’organisation des réunions, des cérémonies de remise des diplômes et des salons

-  Accueillir, lorsque cela est nécessaire, les stagiaires en début de formations

Démarche qualité en continu
-  Participer à la mise en place de FCA Manager au sein des composantes

- Référente au sein de FCPS et des composantes des montages de dossier de financement : Compte personnel de formation (Plateforme MonCompteFormation)

-  Gérer les plannings des ouvertures de cours à distance

-  Appliquer les règles de conservation et de destruction des documents du service des archives de l’université

-  Appliquer les innovations dans la fonction tel que l’utilisation des plateformes interactives pour chacune des formations gérées

-  Participer aux journées portes ouvertes en présentiel et/ou à distance

-  Participer aux groupes de travail destines à moderniser en continu les procédures internes au service et en relation avec les services centraux (fichiers partages avec la Direction des Affaires Financières, l’Agence Comptable...)

-  Assurer la continuité de service lors de l’absence d’un personnel du pôle formation

-  Se former dans le cadre des évolutions réglementaires de la Formation Tout au Long de la Vie