adjoint administratif H/F
Référence : 2024-1534879
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
-
Employeur :
Centre Hospitalier Charles Perrens
centre hospitalier charles perrens - Bordeaux - Localisation : 33160 SAINT MEDARD EN JALLES
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 27600 € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Activités principales :
Fonctionnement de l’établissement :
- Accueil et orientation des visiteurs (familles, agents des différents services du CHCP,
prestataires extérieurs…)
- Gestion et traitement des appels téléphoniques (renseignements et prise des messages)
- Gestion des départs et arrivées de courrier (éventuels déplacements pour les recommandés
au bureau de poste) et distribution aux destinataires
- Rédaction, saisie et mise en forme de courriers, d’e-mails d'organisation générale et de
comptes rendus de réunions
- Enregistrement des plaintes et réclamations des usagers et envoi d’un accusé de réception
- Programmation des rendez-vous et des réunions
- Gestion des agendas de la Direction
- Gestion de la réservation des véhicules de la MAS (agendas partagés) et du salon des
familles
- Création, mise à jour et archivage des dossiers administratifs (dossiers des résidents et
dossiers du personnel...)
- Mise à jour des annuaires internes
- Classement, archivage et reprographie
- Mise à jour de la documentation interne (classeur des procédures et autres documents)
- Mise à jour de l’affichage des documents réglementaires et des Lilobas.
Commandes et factures :
- Suivi et relance si nécessaire de la réception des factures (Plateforme Chorus, le cas échéant
format papier), contrôle de la concordance entre le bon de commande et la facture
- Enregistrement des données relatives à la facturation sur le tableau de suivi interne
- Mandatement et liquidation des factures courantes (sur logiciel Hexagone).
- Commandes fournitures de bureau (Lyreco) et des dotations hebdomadaires hôtelières et
alimentaires.
Commission d’admission :
- Envoi des dossiers d’admission à la demande des usagers
- Gestion des dossiers de demande d'admission
- courrier d’accusé de réception
- mail à chaque membre de la commission pour analyse
- décision de la commission (réponse au demandeur et mise à jour du tableau de
suivi)
- classement ou archivage du dossier.
- Préparation de la commission d’admission :
- ordre du jour
- mail d’invitation aux membres
- mise à jour de la liste d’attente
- Comptes rendus des commissions d’admission.
Facturation des séjours des résidents
- Gestion des dossiers administratifs et de facturation sur HM et Hexagone (demande de pièces,
mise en jour du dossier commun informatique et du dossier de facturation)
- Enregistrement des mouvements des entrées-sorties sur HM (internat et accueil de jour)
- Enregistrement des mouvements sur la plateforme RESID ESSMS
- Facturations mensuelles des séjours et gestion des contentieux en lien avec le Trésor Public, le
service des Finances, les organismes sociaux, les mutuelles et les représentants légaux...
- Envoi et classement.
Régies :
- Régisseur suppléant des régies d'avances et de recettes résidents et régie menues dépenses
en l'absence du régisseur titulaire.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
- Spécialisation Secrétariat, bureautique
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Qui sommes-nous ?
CENTRE HOSPITALIER PUBLIC
Descriptif du service
Mission générale du poste :
Secrétariat administratif
Accueil et information du public.
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 13/05/2024
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Assistante / Assistant de formation
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Domaine: Ressources humaines
ASSISTANT REGLEMENTAIRE SECTION REGLEMENTATION COMMUNICATION - BORDEAUX