Secrétaire particulier/particulière de la rectrice- Rectorat de Créteil (94)
Référence : 2024-1710968
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Rectorat de Créteil
Rectorat de l'académie de Créteil (94) - Localisation : 4, rue Georges Enesco 94000 Creteil
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Expert
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Indice 385: 23 412€ bruts/an € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Le secrétariat particulier de la rectrice est composé de deux secrétaires. Un travail en binôme est donc attendu sur le poste. L’organisation du secrétariat se fera sous forme de brigade afin de couvrir l’ensemble de l’amplitude horaire et d’assurer la continuité du service durant les congés scolaires. Il sera possible d’organiser le temps de travail sur 5 jours ou 4 jours.
Le ou la secrétaire particulier (particulière) de la rectrice assure le suivi et la tenue de l’agenda en lien avec le chef de cabinet et prépare sa journée (constitution des dossiers, mise en place et suivi des visioconférences…).
- Il ou elle assure la gestion du courrier électronique et postal (diffusion, suivi et classement) et du courrier personnel de la rectrice (invitations, remerciements, voeux, condoléances…).
- Il ou elle assure la veille et le suivi des parapheurs portés à la connaissance de la rectrice.
- Il ou elle s’assure du bon déroulé des déplacements de la rectrice en lien avec le chauffeur.
- Il ou elle organise les réunions, audiences, rendez-vous, les cérémonies officielles et les évènements de madame la rectrice en lien avec le chef de cabinet. A ce titre, il assure le lien avec les secrétariats, les huissiers, les prestataires.
- Il ou elle assure l’ordonnancement de l’information à l’attention de la rectrice et en provenance de cette dernière.
- Il ou elle assure l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et collaborateurs de la rectrice.
- Il ou elle rédige des courriers divers et traite certaines affaires réservées.
- Le ou la secrétaire particulier (particulière) de la rectrice assure une veille documentaire et institutionnelle (JO, BO, BESR, AEF…) afin de tenir constamment à jour les répertoires et organigrammes en fonction des nominations : élus, cabinets ministériels, chefs d’établissement…
- Il ou elle organise, par ailleurs, les permanences nuit/week-end des cadres de direction en lien avec la préfecture de police.
- Il ou elle gère et suit le classement des archives et des dossiers de la rectrice et de son secrétariat particulier.
Profil recherché
Le ou la secrétaire particulier (particulière) de la rectrice sait travailler dans un environnement contraint et exposé compte tenu du caractère très sensible de certains dossiers gérés ou des informations traitées.
Il ou elle doit pouvoir s’adapter aux situations et gérer les imprévus en toute circonstance et avoir un excellent sens du contact et esprit d’équipe.
Il ou elle dispose d’excellentes capacités de communication (écrite et orale).
La polyvalence et la capacité à travailler en bonne intelligence collective (capacité à coordonner, à diffuser, à assurer les liaisons avec le cabinet et les autres interlocuteurs de la rectrice…) sont également des qualités recherchées.
Au regard de la sensibilité de certains dossiers et de la proximité avec la rectrice, il ou elle doit être particulièrement réactif, efficace, discret, loyal et faire preuve d’un grand sens de la confidentialité.
Il ou elle doit avoir la présentation en adéquation avec la fonction de représentation de l’institution.
Il ou elle connaît le système éducatif et son fonctionnement et maîtrise les outils bureautiques.
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- ce.bp.recrutement@ac-creteil.fr
- ce.bp.recrutement@ac-creteil.fr
Qui sommes-nous ?
Au sein de la Région académique d'Ile de France (constituée des 3 académies de Paris, Créteil et Versailles), l'académie de Créteil est composée de 3 départements très différents dans leur configuration sociale, économique et territoriale : la Seine-et-Marne (77) très étendue et à dominante rurale, la Seine-Saint-Denis (93) fortement urbanisée et en croissance démographique très forte, et le Val-de-Marne (94) également marqué par une densité urbaine importante.
Deuxième académie de France par son importance, près d’un million d’élèves, apprentis et étudiants y sont scolarisés dans plus de 2 600 écoles et près de 650 établissements scolaires du second degré. 85 000 étudiants sont accueillis dans 4 universités, 9 IUT, 1 INSPÉ, 4 ENS et écoles d'ingénieurs.
L'académie de Créteil gère plus de 82 000 agents (dont 800 au rectorat) et dispose d’un budget de 4,7 milliards d’euros.
Soucieuse de répondre aux besoins des élèves, l’académie de Créteil a fait des ressources humaines un enjeu stratégique pour valoriser ses personnels. Repérer les ambitions, les aptitudes et les compétences pour favoriser les carrières est l’objectif affiché dans le projet académique. L’accompagnement des personnels, en termes de formation, et de suivi qualitatif permet à chacun de se projeter sur des carrières variées et adaptées aux attentes de chacun.
Descriptif du service
Au sein du rectorat, le (la) secrétaire particulier (particulière) de la rectrice est un collaborateur de proximité et de confiance de la rectrice d’académie. Il ou elle assure des missions de gestion et de coordination stratégique en travaillant en étroite liaison fonctionnelle avec le directeur de cabinet et le cabinet, les conseillers techniques du recteur et l’ensemble des services et structures de l’académie. Il ou elle travaillera en binôme avec une secrétaire particulière.
À propos de l'offre
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Relations hiérarchiques et fonctionnelles
Hiérarchiques : Rectrice – directeur de cabinet
Fonctionnelles : Secrétaire général – chef de cabinetLes candidatures (CV + lettre e motivation) devront être adressées par courrier électronique à : ce.bp.recrutement@ac-creteil.fr et adrien.cois@ac-creteil.fr
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Vacant à partir du 04/11/2024
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Personnel du bureau du cabinet
