Gestionnaire administratif polyvalent F/H
Référence : 2024-1737167
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Météo France
- Localisation : Météo-France 42 avenue gaspard coriolis - 31057 TOULOUSE CEDEX 1 FRANCE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
En tant que gestionnaire administratif, vous jouerez un rôle clé dans l’accueil et la gestion des étudiants pour le bon déroulement de leur scolarité notamment en participant aux temps forts de l'année scolaire (rentrée scolaire, préparation du budget annuel, organisation des conseils et jury, remise des diplômes...). Les activités principales sont les suivantes :
Pour les élèves, de la rentrée à leur départ pour affectation :
- Créer et tenir à jour les dossiers des élèves dans le logiciel informatique spécifique,
- Recueillir auprès des élèves les informations pour le traitement les demandes de bourses,
- Faire créer les comptes informatiques des élèves,
- Rédiger et fournir des attestations de scolarité, les copies de diplômes, et courrier divers,
- Préparer, faire éditer et distribuer les cartes d’étudiants,
- Gérer l’aspect administratif des stages.
Pour les vacataires
- Collecter les pièces pour établir le dossier administratif des vacataires,
- Mettre à jour les dossiers dans le logiciel informatique spécifique (statut, contrat…),
- Participer à l'élaboration du tableau mensuel des indemnités des vacataires et l'envoyer au service paye.
Pour les responsables de la Direction des Études
- Préparer les documents pour le paiement des frais d’inscription et de la CVEC,
- Gérer les confirmations de réalisation des bons de commandes,
- Mettre en forme les documents administratifs (courrier, convention, rapport…),
- Collecter les informations et besoins de dépenses et rédiger des demandes de bons de commande,
- Participer au suivi de la comptabilité annuelle par saisie des informations dans les outils de pilotage.
Et en tant que de besoin :
- Prendre des notes lors de CODIR, des conseils des études, des réunions pédagogiques, des jury,
- Rédiger des procès-verbaux et des compte-rendus,
- Contribuer à la préparation des documents pour le Conseil de Perfectionnement ou autres instances majeures.
Profil recherché
Vous maîtrisez les outils bureautique (tableur, traitement de texte, messagerie électronique).
Vous savez gérer des tâches variées, prioriser les activités, et rédiger des documents administratifs et des contrats.
Vous savez gérer le stress lors des périodes d’activité intense.
Doté(e) d’un excellent relationnel, vous faites preuve de diplomatie et d’initiative.
Votre sens de l’organisation et du travail en équipe est un atout indispensable.
Vous savez accueillir des publics variés (étudiants, enseignants, chercheurs) et savez échanger avec eux dans un esprit de service et de bienveillance.
Atout du poste :
- Un environnement dynamique et collaboratif : vous travaillerez au sein d’une équipe impliquée et bienveillante, sous la supervision du Directeur Adjoint des Études, en lien avec différents services tels que les relations internationales ou la vie étudiante.
- Une mission essentielle pour la réussite des élèves : votre rôle sera décisif dans l’accompagnement des étudiants tout au long de leur parcours académique, notamment dans des périodes clés comme la rentrée ou les stages.
- Un poste à forte valeur ajoutée : polyvalent et complet, ce poste vous permettra de développer une large palette de compétences organisationnelles, comptables, et administratives, tout en participant à des projets de service variés.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Langues
- Anglais Intermédiaire ou de survie
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
A vos côtés, dans un climat qui change
Expert public de la météo et du climat, Météo-France est à vos côtés pour contribuer à votre sécurité au quotidien et vous aider à prendre les meilleures décisions, dans un climat qui change.
Face à des épisodes météo dangereux encore plus intenses et plus fréquents sous l’effet du changement climatique, nos missions au service de votre sécurité sont cruciales.
Nous mobilisons notre expertise, notre excellence scientifique et technologique pour vous permettre d’anticiper les phénomènes météorologiques et climatiques à enjeux, et de vous y adapter.
Descriptif du service
Rejoindre Météo France, c'est intégrer une organisation multi-sites, situés en hexagone, en Outre-mer, etc. L'organisation de Météo-France s'appuie sur des directions centrales et des directions interrégionales. Ci-dessous, la présentation de la direction que vous pourriez rejoindre:
L’École Nationale de la Météorologie est chargée de la formation initiale du personnel technique de Météo-France. Formant chaque année 350 étudiants aux sciences et techniques de la météorologie, du climat et de la planète, elle délivre des diplômes d'ingénieurs et de techniciens supérieurs, civils et militaires, fonctionnaires ou non, et contribue à différents Masters.
L'ENM comprend une direction des Etudes (DE) et une direction de l'Enseignement et de la Pédagogie (ENS). La DE est en charge de l'organisation des formations et du suivi de la scolarité des étudiants, depuis leur recrutement jusqu'à leur placement auprès des employeurs. ENS est chargée de dispenser les enseignements (24 enseignants permanents et 400 vacataires spécialisés). Une équipe de direction coordonne l'ensemble et conduit les affaires générales en lien avec les services de Météo-France.
Le ou la Gestionnaire administratif est rattaché(e) au Directeur Adjoint des études et amené(e) à travailler en relation étroite avec l'Adjointe d'exploitation de la DE pour le suivi budgétaire, la préparation des dossiers de suivi des élèves et des vacataires, la gestion des documents divers pour la scolarité et la vie étudiante.
À propos de l'offre
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Poste ouvert aux personnes en situation de handicap
Poste ouvert niveau Bac
Poste en horaire de bureau
CDD jusqu'au 30/12/2025
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Vacant à partir du 28/10/2024
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
