Secrétaire pédagogique F/H – INSPE Toulouse Occitanie-Pyrénées - Site de Tarbes
Référence : 2025-1984859
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Toulouse Jean Jaurès
Le poste est ouvert au sein de l'université Toulouse 2 - Jean Jaurès, à l'INSPE Toulouse Occitanie-Pyrénées – Site de Tarbes - Localisation : Institut National Supérieur du Professorat et de l'Éducation (INSPÉ) Toulouse Occitanie-Pyrénées
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 1801.74€ à 1841 € bruts/mois € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Aligné sur la grille MESR
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Vos principales activités consisteront à :
1/ Organisation :
- Organiser les évaluations des étudiants (prévoir les salles, les surveillants, recueillir et saisir les notes des sessions 1, 2 et de remplacement)
- Organiser les simulations d'oraux proposées aux étudiants admissibles au CRPE (planifier les dates, réserver les salles, informer les personnes concernées : étudiants et formateurs)
- Organiser les soutenances de mémoire en coordination avec les différents encadrants (enseignants chercheurs, professeur INSPE)
2/ Gestion :
- Gérer la mise en stage (affectation et conventions) des étudiants (stage d'observation et de pratique accompagnée dans les classes de Maîtres d'Accueil Temporaire (M.A.T.) ou des Professeurs des Ecoles Maîtres Formateurs (P.E.M.F.) en lien avec les services de la Direction Académique)
- Gérer les remboursements des frais de déplacement des formateurs (établissement et suivi des ordres de mission avec le logiciel de comptabilité SIFAC)
3/ Secrétariat :
- Assurer des tâches de secrétariat : traitement de texte, tableur, courrier électronique…
- Contrôler la présence des intervenants en fonction du planning
- Suivre les dossiers administratifs des étudiants (absences, évaluations, diplômes...)
4/ Communication :
- Accueillir et informer des intervenants, usagers (étudiants, futurs étudiants) par le biais du courrier postal, du courrier électronique, du téléphone
- Participer aux activités de communication externe du site (salons, Journées Portes Ouvertes, Semaine de l'Etudiant, association CUTP)
Profil recherché
Savoirs :
- Réglementation du master MEEF 1er degré et du D.U. Pédagogie du chant
- Procédures et spécificités du poste
- Systèmes éducatifs (scolaire et universitaire) ainsi que les détails des réformes en cours pour communication de renseignements spécifiques aux usagers et futurs usagers
Savoirs faire :
- Utiliser les outils bureautiques et informatiques : Word, Excel, OpenOffice, Sifac (logiciel de comptabilité), SNWEB (saisie des notes)), courriers électronique, environnement numérique de travail
- Communiquer en valorisant l'institution pour les relations externes.
Être capable de mener différentes missions simultanément.
Savoir organiser des examens, des mises en stages.
Savoir établir des statistiques (présence, réussite aux examens).
Savoir être :
- Diplomatie
- Constance
- Rigueur
- Sens de l'accueil
- Discrétion
- Efficacité
- Autonomie
- Bonnes aptitudes relationnelles avec les usagers, les relations extérieures et les collègues (enseignants et BIATSS)
- Fermeté dans la gestion quotidienne ("relances" souvent nécessaires).
Conditions de diplômes : CAP/BEP/BAC
Expérience requise : 1 an sur des missions similaires
Champ relationnel du poste :
- Relations internes : Responsable pédagogique, étudiants, formateurs, service administratif et financier du site, service technique, service de la scolarité et services des missions centraux, mentions, secrétariats pédagogiques autres sites et autres mentions
- Relations externes : Direction des services de l’éducation nationale (DSDEN), maîtres formateurs, conseillers pédagogiques départementaux, futurs étudiants, formateurs extérieurs, intervenants UT2, partenaires universitaires locaux (UT2, université de Toulouse, université de Pau et des pays de l’Adour), partenaires de l’école.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’université de Toulouse - Jean Jaurès est une université d’arts, lettres, langues et sciences humaines et sociales. Elle est pluridisciplinaire puisqu’elle embrasse également de manière innovante le champ des sciences et des technologies, mais aussi du droit, de l’économie et de la gestion.
Membre fondateur de l’Université de Toulouse, l’UT2J déploie ses activités de formation et de recherche à Toulouse (campus du Mirail et centre-ville) ainsi que dans plusieurs départements en Région Occitanie et à l’international (Malaisie).
L’université accueille tous les ans plus de 30 000 étudiant·e·s dans 5 unités de formation et de recherche, 7 instituts (dont 2 IUT) , 1 école interne et 1 INSPE.
Présente sur 16 campus (dont 1 à l’international).
Les ressources humaines de l’université Toulouse - Jean Jaurès sont composées de 1 200 enseignant·e·s et enseignant·e·s-chercheur·e·s et 870 BIATSS, pour une masse salariale de plus de 146 M€.
Le budget de l’établissement s’élève à 190 M€.
L’université compte 230 000 m2 de surfaces bâties. Le campus du Mirail a été reconstruit dans sa quasi-totalité, offrant un environnement de travail optimal.
Descriptif du service
L’Institut national supérieur du professorat et de l'éducation Toulouse Occitanie-Pyrénées (Inspé) est une composante de l'Université Toulouse Jean Jaurès qui assure ses missions en partenariat avec l'Université Toulouse 1 Capitole, l’Université de Toulouse, la COMUE, les services académiques et les établissements scolaires ainsi que l’ENSFEA.
Implanté dans huit départements de la Région Occitanie Pyrénées-Méditerranée, il comprend 10 sites de formation dont 3 sur Toulouse.
Le site de TARBES assure le secrétariat (fonctionnements pédagogiques, administratif et logistique) des formations initiales et continue des masters MEEF Mention 1er degré, Mention 1er degré parcours bilingue et du DU Pédagogie du chant (2 parcours), en liaison avec toutes les personnes concernées : étudiants, formateurs, services centraux et personnes externes à l'établissement (futurs étudiants, formateurs extérieurs, partenaires universitaires locaux, partenaires de l'école...).
Situé sur le campus universitaire tarbais, dans un cadre verdoyant, le service est composé de 2 personnes : le délégué de la direction et la secrétaire pédagogique qui travaillent en liens étroits pour assurer le bon fonctionnement pédagogique du site.
Le site de Tarbes accueille environ 120 étudiants chaque année.
Vous intégrerez une équipe de 2 agents et vous serez rattaché.e hiérarchiquement au Chargé de mission responsable du site PRCE CE.
À propos de l'offre
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Les candidatures sont à adresser à inspe.secret-general@univ-tlse2.fr
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Gestionnaire de scolarité
