Assistant de gestion en UFA H/F - Lycée Hôtelier International de Lille
Référence : 2025-1986761
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
GIP - FCIP Académie de Lille
Groupement d'Intérêt Public Formation Continue Insertion Professionnelle (GIP FCIP) - Localisation : Lycée Hôtelier International de Lille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) de gestion, dynamique et polyvalent(e) pour rejoindre notre équipe pédagogique.
En tant qu’assistant de Gestion, en lien avec le Département Apprentissage du GIP FCIP, vous serez chargé d’assurer les opérations relatives au suivi des moyens nécessaires aux activités pédagogiques de l’UFA et de prendre en charge le suivi administratif et financier des actions liées aux mobilités internationales.
En tant qu’Assistant de Gestion, vous serez chargé en lien avec le service intendance de :
Gérer les moyens nécessaires aux activités pédagogiques liées aux apprentis, en lien avec les magasiniers :
- Assurer la gestion des commandes des fournitures pédagogiques nécessaires aux activités pédagogiques et en assurer le suivi
- Assurer le suivi des stocks
- Assurer le suivi administratif et comptable des ventes des objets confectionnés dans les magasins, le restaurant et l’hôtel pédagogiques et participer à la vente
- Participer à la saisie et au suivi des recettes et des dépenses du budget alloué au titre de l’apprentissage
- Garantir la saisie et la mise à jour régulière des données au sein des outils de suivi et des tableaux de bord.
Assurer la gestion administrative et financière des mobilités internationales des apprentis, en lien avec le Bureau des Relations Internationales
- Constituer, organiser et actualiser les dossiers administratifs et financiers des mobilités internationales des apprentis et des accompagnateurs (collecte des pièces, conventions, justificatifs, etc.)
- Gérer l’ensemble des étapes administratives des mobilités, en veillant aux documents, aux échéances, aux émargements et aux validations nécessaires
- Assurer le suivi des dépenses engagées dans le cadre des mobilités internationales
- Mettre à jour et alimenter les outils de suivi et les tableaux de bord relatifs aux mobilités internationales
Gérer les aides financières et matérielles destinées aux apprentis, en lien avec le personnel UFA
- Assurer la gestion administrative des aides aux apprentis dans le respect des conditions d’éligibilité
- Recueillir, vérifier et constituer les dossiers de demande d’aides, notamment pour le premier équipement, la restauration et l’hébergement
- Participer à la remise des équipements et au passage à la restauration scolaire
- Assurer la saisie et le suivi des dépenses liées aux aides dans l’outil de gestion et tableaux de bord
- Assurer le lien avec les services concernés pour le traitement et le versement des aides
- Effectuer un suivi régulier des dossiers et signaler toute anomalie ou tout retard
Contribuer au système de management de la qualité (SMQ – EDUFORM)
- Respecter les procédures qualité du service, en particulier pour les achats de fournitures pédagogiques
- Identifier et signaler les non-conformités lors des commandes ou livraisons, et participer à l’amélioration continue du processus d’achat
Profil recherché
Nous recherchons un candidat possédant une formation Bac Pro à Bac+3 avec expérience professionnelle dans le domaine de la gestion et/ou de l’administration
Vos connaissances couvrent le fonctionnement global du système éducatif et ses enjeux, ainsi que celui de la formation professionnelle.
Vous possédez des connaissances en réglementations et normes, en gestion des commandes et de l’approvisionnement ainsi qu’en gestion de la relation fournisseur.
De plus, vous avez des connaissances certaines en gestion financière, en qualité et contrôle qualité.
Vous êtes capable de mettre en place des procédures et appliquer les règles associées, de gérer les commandes, les approvisionnements et les stocks, d’assurer le contrôle qualité des fournitures, des livraisons et des retours.
Vous savez organiser votre activité, prioriser les tâches et respecter les échanges, rendre compte de votre activité, signaler les anomalies et travailler en équipe.
Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel et les logiciels spécifiques métiers.
Vous savez mettre à jour, suivre et analyser les tableaux de bord et les outils de suivi ainsi que classer et archiver des documents et des données.
Votre sens du service, votre rigueur, votre fiabilité, votre sens du détail et de la qualité feront de vous un excellent interlocuteur auprès de nos agents et de nos partenaires.
De plus, votre adaptabilité, votre disponibilité et votre implication vous permettront de vous investir pleinement dans vos missions.
Vous êtes réactif face à des demandes écrites ou verbales, et vous avez la capacité d'écouter votre interlocuteur, d'analyser sa demande et de la comprendre. De plus, vous êtes en mesure de proposer des solutions adaptées aux besoins des agents.
Vous possédez un sens aigu de l’organisation, de l'analyse et êtes capable de synthétiser les informations. Vous faites preuve d'initiative, vous avez de bonnes aptitudes relationnelles et un sens affirmé des responsabilités. Votre capacité d'écoute, ainsi que votre discrétion, sont des atouts importants.
Si vous souhaitez mettre à profit votre expertise, nous serions ravis de recevoir votre candidature.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Comptabilité, gestion, Secrétariat, bureautique
Compétences attendues
Rigueur/ méthode/précision/fiabilité
Esprit d'initiative
Sens du détail
Disponible et à l'écoute
Sens de l'organisation
Confidentialité
Capacités d'anticipation et d'adaptation
Réactivité
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le GIP FCIP de Lille, en appui du rectorat, contribue à l’éducation et à la formation tout au long de la vie. Il intervient dans la Formation Continue des Adultes, l’Apprentissage, la Validation des Acquis, la mobilité européenne et l’insertion professionnelle. Ses missions incluent la coordination et la gestion de projets, la formation, l’ingénierie conseil ainsi que l’évaluation de dispositifs et politiques de formation.
Rejoindre le GIP FCIP, c’est intégrer un collectif d’experts engagés dans une mission commune : promouvoir l’éducation et la formation. Le Centre de Formation d’Apprentis du GIP FCIP regroupe 135 établissements partenaires, proposant plus de 500 formations et accueillant environ 7000 apprentis chaque année.
Le GIP FCIP recrute régulièrement des profils pédagogiques (formation, conseil), spécialisés en gestion de projet ou administratifs.
Certifié ISO 9001, QUALIOPI et labellisé EDUFORM, il garantit des prestations conformes aux plus hauts standards de qualité, tant pour ses usagers que pour ses personnels.
Le GIP FCIP compte environ 470 agents, dont 65 % exercent leurs fonctions dans le réseau territorial Nord-Pas-de-Calais, au service des missions de formation, conseil (VAE, bilan mobilité) et coordination pédagogique.
Descriptif du service
Le GIP FCIP pilote et organise la formation d’environ 7 000 apprentis grâce à son Centre de Formation d’Apprentis académique (CFAa) lui-même appuyé sur 135 Etablissements Publics Locaux d'Enseignement (EPLE) déployés sur l’ensemble du territoire académique.
L’assistant de gestion est placé sous l’autorité hiérarchique du Directeur du GIP FCIP également Directeur du CFA académique de Lille et par délégation sous l’autorité fonctionnelle de la Secrétaire générale.
L’assistant de gestion, rattaché au service intendance, assure les opérations relatives au suivi des moyens nécessaires aux activités pédagogiques propres à la nature de l’UFA du LHIL, notamment les commandes, les livraisons, les stocks de matière d’œuvre alimentaire pédagogique et les ventes des productions réalisées.
Il prend également en charge le suivi administratif et financier des actions liées aux mobilités internationales ainsi qu’aux aides aux apprentis.
À propos de l'offre
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En tant qu’agent du GIP FCIP, vous bénéficiez sous réserve l'éligibilité, au vu des règles en vigueur,
- de titres restauration
- d'une participation à hauteur de 75% de l'abonnement de transport en commun (plafonné à 101,75€/ mois)
- de la possibilité de télétravailler après 2 mois de présence (sous conditions)
- d'une adhésion au CNAS (Comité National d'Action Sociale) à l'issue de la période d'essai (2 mois minimum)
- d'une participation à la mutuelle
Vous trouverez plus d'informations sur notre structure en cliquant sur le lien suivant :
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Le poste est ouvert :
- aux titulaires de catégorie C par voie de détachement ou de mise à disposition renouvelable annuellement
- aux salariés contractuels sous la forme d’un CDD reconductible.
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
