37-Assistante / assistant de direction H/F

Finalité et missions principales du poste

Assister la direction de la DOS dans l’organisation quotidienne de travail et plus particulièrement son directeur /directrice adjoint(e).
Assurer l’interface entre les différents interlocuteurs et les responsables hiérarchiques, plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l’information.
Organiser et coordonner des informations parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction.
Contribuer à l’organisation d’évènements (journées thématiques, séminaires) et appuyer le directeur/directrice adjoint(e) sur le volet communication interne de la DOS.
Activités principales / Tâches

Organiser, optimiser et planifier l’activité du directeur/directrice adjoint(e) :
Gestion de la messagerie, de l’agenda et de BAL fonctionnelle
Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements
Assurer la préparation des dossiers
Contribuer aux travaux communs confiés au pôle appui : organisation de séminaires, rédaction de documents, de synthèses (note, diaporama, tableau de bord…) destinés à valoriser/rendre compte des actions de la DOSA.
Organiser des réunions stratégiques transverses en appui des départements :
Réaliser les compte-rendu
Suivre les échéances
Assurer le reporting

Assurer le suivi RH et logistique en appui du directeur/directrice adjoint(e) des différents départements de la DOS
Suivi RH de la direction, suivi du plan des locaux avec répartition des bureaux
Suivi des besoins informatiques/matériels
Gestion des nouveaux arrivants (s’assurer de la bonne installation et de la mise à disposition des outils nécessaires, message accueil de présentation)
Assurer la continuité des activités du/ de la second(e) assistant(e) pendant ses absences