53- Gestionnaire Administratif ou Administrative et technique H/F

Finalité et missions principales du poste
 Participer à la réalisation du Programme Régional d'Inspection/Contrôle de l'Agence (PRICA)
Contribuer à la démarche qualité de l’activité inspection contrôle au sein de l’ARS
Activités principales 

Participer à la démarche qualité du Département Inspection Contrôle (DIC)
Assurer le reporting de l’activité du DIC
Contribuer à renseigner les outils de ciblage et alimenter la cartographie des risques dans le cadre de la construction du PRICA
Préparer et fiabiliser la liste des structures faisant l’objet d’un contrôle
Assurer la bonne tenue des tableaux de reporting et de suivi
Participer à la réalisation de bilans qualitatifs et quantitatifs de l’activité du DIC
Concevoir des outils bureautiques dans le cadre de l’activité inspection contrôle et du suivi des dossiers ; le cas échéant, adapter les outils proposés par le niveau national
Assurer la maintenance des outils et leur mise à jour
Etre le référent Système d’Information Inspection Contrôle Evaluation et Audit - SIICEA pour le DIC : participer aux groupes de travail et réunions, club utilisateur …
Créer et gérer les espaces de dépôt COLLECTE-PRO
Gérer les envois/réception de documents via la plateforme France Transfert
Renseigner les logiciels métiers, notamment le Système d’Information Inspection Contrôle Evaluation et Audit SIICEA
Apporter un soutien méthodologique et technique à l’équipe du DIC
Réaliser des comptes rendus de réunion de service

Assurer un support à la formalisation des rapports d’inspection

Dans le cadre des missions de contrôle, apporter un appui aux différentes étapes de préparation, de suivi et de finalisation des rapports d’inspection :

Préparer le dossier-type de mission et assurer l’information du coordonnateur et de l’équipe d’inspection ;
Élaborer les lettres-types et les grilles d’inspection, en fonction du type d’établissement concerné et de la composition de la mission ;
Contribuer au bon déroulement des missions d’inspection ;
Préparation, mise à la signature et envoi des lettres de mission ;
Suivi de la transmission et de la réception des documents ;
Effectuer un contrôle de cohérence des rapports et des courriers de transmission, en lien avec le coordonnateur et le responsable du DIC ;
Assurer l’envoi des rapports d’inspection, qu’ils soient initiaux ou finaux, et suivre la réception des réponses contradictoires ;
Réaliser le classement et la gestion documentaire des dossiers d’inspection ;
Le cas échéant, informer les services compétents de l’ARS (DT, DM) chargés du suivi et de l’accompagnement des établissements et services, afin d'assurer la continuité et la coordination des actions engagées.
 
Assurer, si nécessaire, des tâches d’assistanat afin de garantir la continuité de service, notamment la gestion de la boîte aux lettres (BAL), l’organisation de réunions, la commande de fournitures.