Assistant de direction (H/F)

Référence : INS1630-MELPIV-002

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : Centre national de la recherche scientifique (CNRS)
  • Localisation : 75794 PARIS 16 (France)
Domaine : Direction et pilotage des politiques publiques
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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
  • Nature du contrat Non renseigné
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels entre 2 475 et 3 000 euros bruts mensuel selon expérience acquise € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
  • Catégorie Catégorie A (cadre)
  • Management Non renseigné
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

Missions :
Au sein de la direction administrative de l'INSB, l'assistant de direction et en gestion administrative exerce sa mission au profit d’un directeur adjoint scientifique (DAS) et du pôle Europe et International de CNRS Biologie.
Activités :
Les activités s'exercent à 60% au sein du pôle Europe et International et à 40% au profit d’un directeur adjoint administratif (DAS).

Assistant de DAS :

- Gérer l'agenda du DAS (Outlook),
- Traiter les informations orales et écrites (appels téléphoniques, courriers, courriels, parapheurs…),
- Enregistrer les courriers/courriels (arrivée et départ) dans l'outil dédié (Corlys),
- Gérer des adresses génériques partagées,
- Rédiger des courriers ou des messages électroniques,
- Assurer l'accueil et la prise en charge des visiteurs,
- Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques des déplacements en France et à l'étranger,
- Organiser les réunions en interne et/ou avec des partenaires extérieurs,
- Constituer et mettre en forme les dossiers préparatoires aux réunions,
- Assurer l'assistance ponctuelle des délégués scientifiques et chargés de missions scientifiques,
- Participer en tant que de besoin à l'organisation des réunions et manifestations à forts enjeux pour l'institut (réunion des directeurs d'unités, réunion des responsables administratifs…),
- Constituer, mettre à jour, archiver les dossiers,

Assistant en gestion administrative du pôle Europe et International :


- Assurer l'envoi mensuel des newsletters aux correspondants Europe-international, ainsi que la mise à jour de la liste de diffusion de ces correspondants via le portail SYMPA,
- Assurer l'organisation de la logistique pour la préparation des oraux ERC : gestion des convocations, obtention des devis pour les repas,
- Gérer les aspects administratifs liés aux campagnes pour les projets internationaux
- Elaborer des tableaux de bord en relation avec le domaine d'activité et notamment pour les projets internationaux.
- Assurer la réalisation des activités administratives au sein du pôle Europe et International de l'institut.
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative pour optimiser le fonctionnement du pôle.
- Participer à l'alimentation d'outils de pilotage.
- Participer à l'instruction et au suivi de dossiers complexes et/ou confidentiels confiés par la direction et en vérifier la conformité réglementaire.
- Organiser des réunions en, assurer leur suivi et y participer : programmation, réservation,
- Organiser le classement et l'archivage des documents
- Participer en tant que de besoin à l'organisation des réunions à forts enjeux pour l'institut.
- Assurer le secrétariat : gestion des agendas, du courrier, de la messagerie
- Organiser des déplacements ponctuels des agents du pôle en France et à l'étranger (logistique et actes de gestion)
- Communiquer avec les directions du CNRS, les partenaires extérieurs et assurer le suivi des décisions.
- Info
Voir plus sur le site emploi.cnrs.fr...

Profil recherché

Competences :
- Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative.
- Savoir informer et rendre compte.
- Savoir respecter la confidentialité des informations traitées.
- Avoir le sens relationnel.
- Connaître les logiciels de bureautique courants (Word traitement de texte, tableur Excel) et savoir être en capacité de s’adapter aux logiciels de gestion financière et de dépôt et gestion des projets en lien avec l’activité des services.
- Savoir planifier les activités, respecter les échéances et gérer les priorités, notamment en situation d'urgence.
- Savoir gérer un système d'enregistrement de courrier et de classement.
- Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
- Anglais : niveau B1 (savoir lire et comprendre un courriel et pouvoir y répondre succinctement).
Contraintes et risques :

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
  • Spécialisation Comptabilité, gestion

Langues

  • Français Seuil

Qui sommes-nous ?

Le Centre national de la recherche scientifique est un organisme public de recherche pluridisciplinaire placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation.

C’est l’une des plus importantes institutions publiques au monde : 33 000 femmes et hommes (dont plus de 16 000 chercheurs et plus de 16 000 ingénieurs et techniciens), en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines.

En savoir plus sur l'employeur

À propos de l'offre

  • Votre environnement de travail :
    Télétravail : pratique et indemnisation du TT
    Congés et RTT annuels : 44 jours
    Transport : prise en charge (75% du coût) et forfait mobilité durable jusqu'à 300 euros
    Soutien à la parentalité : possibilités de places en crèches, CESU et chèques vacances co-financés, participation à l'accueil périscolaire, allocation aux parents d'enfants handicapés, subventions administratives (centre de loisirs et centres de vacances, classes vertes…)

  • Le Centre national de la recherche scientifique est l’une des plus importantes institutions publiques au monde : 34 000 femmes et hommes (plus de 1 000 laboratoires et 200 métiers), en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines. Depuis plus de 80 ans, y sont développées des recherches pluri et interdisciplinaires sur tout le territoire national, en Europe et à l’international. Le lien étroit que le CNRS tisse entre ses missions de recherche et le transfert vers la société fait de lui un acteur clé de l’innovation en France et dans le monde. Le partenariat qui le lie avec les entreprises est le socle de sa politique de valorisation et les start-ups issues de ses laboratoires (près de 100 chaque année) témoignent du potentiel économique de ses travaux de recherche.

  • Vacant

  • Chargée / Chargé de la coordination administrative

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