Assistant/e de direction à la section commandement

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
Au sein de l’état-major de la région de gendarmerie d’Île-de-France, vous travaillez avec la chef secrétaire appui opérationnel transverse de la section commandement sous la responsabilité du chef-d’état-major.

- Tenue des agendas, des emplois du temps et prises de rendez-vous des différentes autorités hiérarchiques ;
 
- Mise à jour du plan prévisionnel des permissions et congés des personnels militaires et civils ;
 
- Accueil téléphonique, physique et transmission de l’information de premier niveau aux différents interlocuteurs ;
 
- Rédaction de synthèses de documents, messages, bordereaux d'envoi, notes de service, notes express, lettres...  ;

- Suivi et mise à jour des dossiers personnels militaires dans Agorha (mise à jour des tirs, VMP, alimentation de la GED,…) ;

- Gestion des messageries organiques ;

- Gestion et suivi des permanences commandement et RGIF ;

- Traitement et suivi du courrier papier (réception, enregistrement, transmission, suivi, classement) ;

- Vérification du format et de la mise en forme des documents produits avant signature ;

- Travail préparatoire de notation, d’avancement, de mobilité et des dossiers de chancellerie ;

- Suivi des mises à jour de la réglementation ;

- Organisation de l’aspect logistique lors des réunions et mise en place de visioconférence ;

- Gestion des archives et du classement ;

- Gestion et suivi des matériels au sein de l’état-major ;

- Etre l’interface avec les différents services de la RGIF, la DGGN, l’Inspection Générale, le ministère de l’Intérieur et des Outre-Mer...
 
Vos activités secondaires :
 
Outre ces missions principales, l’assistante de direction travaille en étroite collaboration avec les autres secrétariats DAO/RH/SF et peut être amenée à traiter des sujets transverses liés à d’autres aspect du soutien.
Elle assure l’intérim en cas d’absence d’un autre secrétariat.
 
Votre environnement professionnel :
 
Activités du service
 
La section commandement (SC) assure l’optimisation et le suivi de l’activité administrative de la RGIF
Sont rattachées :
- la division de l’appui opérationnel (DAO)
- la division zonale opérations emploi (DZOE)
- la division régionale des réserves (D2R)
- la cellule JOP 2024
 
Composition et effectifs du service :
4 militaires ; 9 civils ; 2 aumôniers
 
Liaisons hiérarchiques : Le chef d’état-major
Liaisons fonctionnelles :
Colonel, chef de la division de l’appui opérationnel (DAO)
Colonel, chef de la division zonale des opérations et de l’emploi (DZOE)