Accueil et secrétariat en EHPAD - EHPAD DE CHEMAZE

L'agent d'accueil et de secrétariat devra assister la direction dans la gestion administrative de l'établissement.
Il veillera également à la qualité du séjour des résidents en améliorant sans cesse l'accueil de ces derniers et de leurs familles.

Gérer le secrétariat et l'accueil de l'établissement
- Accueil des visiteurs,
- Accueil téléphonique : filtrer et diriger les appels,
- Réception et enregistrement du courrier,
-Rédaction et envoi des courriers.

Assurer les visites de l'établissement auprès des futurs résidents et de leurs familles
- Effectuer les visites de l'établissement,
- Communiquer aux futurs résidents et à leurs familles la documentation de l'établissement : livret d'accueil, règlement de fonctionnement, tarifs,
- Répondre aux différentes questions concernant l'inscription dans l'établissement, et un éventuel séjour.

Gérer le suivi des inscriptions des futurs résidents
- Recueillir les renseignements nécessaires à l'inscription d'un futur résident,
- Suivi des inscriptions Via Trajectoire avec les IDE.

Gérer les réservations de la chambre temporaire
- Elaborer un calendrier de réservation de la chambre temporaire et veiller à sa mise à jour.

Veiller à la qualité du séjour des résidents
- Accueillir les résidents et leurs familles en communiquant les renseignements nécessaires aux séjours (horaires, activités,...),
- Regrouper les renseignements nécessaires en vue de constituer le dossier administratif, le dossier médical, le dossier de soins et le dossier de liaison d'urgence,
- Compléter les dossiers de demande d'aide pour les résidents et en assurer le suivi : dossier APL, aide sociale,...

Assurer la mise à jour de la documentation et de l'affichage au sein de l'établissement
- Assurer la mise à jour du livret d'accueil, du règlement de fonctionnement, du contrat de séjour,
- Veiller à la communication des nouveaux tarifs auprès des résidents et de leurs familles,
- Mettre en place les différents affichages pour l'information des usagés : affichage des menus, des activités, des évènements importants dans l'établissement,...

Assurer le suivi des dossiers et des fichiers du service de soins,
- Participer à la mise en place des dossiers de soins, des dossiers médicaux, des dossiers de liaison d'urgence,
- Assurer la mise à jour des différentes fiches de ces dossiers,
- Travailler avec le service des soins pour réaliser des fiches de suivi nécessaires au bon fonctionnement des soins,

Participer à l'élaboration de protocoles
- Protocoles concernant l'accueil, les soins,...

Assurer le suivi informatique

Tri, classement et archivage

Gérer les stocks et les approvisionnements

Participer à la gestion de la communication

Participer à l'organisation interne :
- Participer aux réunions de service, et en assurer les comptes rendus,
- Participer aux réunions de travail pour la mise en place de projets,
- Participer aux formations proposées par la direction.