Adjoint / Adjointe au chef(fe) du Pôle Enregistrement H/F
Référence : 2025-2097075
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Sous-direction des Cabinets et du soutien des services (SDCS)
Direction des services administratifs et financiers Sous-direction des Cabinets et du soutien des services (SDCS) Service de la correspondance du Premier ministre (SCPM) - Localisation : 32 rue de Babylone - 75007 PARIS (Annexe)
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Oui
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Le-la titulaire du poste dirige le pôle responsable de l’enregistrement du courrier.
Il-elle exerce le management direct du pôle (10 agents), qui est en charge de l’enregistrement et la qualification des courriers adressés au Premier ministre, aux ministres délégués et aux secrétaires d’Etat rattachés.
Il-elle conçoit des procédures adaptées de traitement des flux de courriers entrants, et en supervise la mise en œuvre. Il-elle organise la veille du courrier sensible ou urgent, et sait s’adapter pour répondre aux demandes des Cabinets et aux pics d’activité.
Il-elle met en œuvre des outils et indicateurs de pilotage et de suivi de l’activité de son pôle et du service. Il participera à la mise en place de nouveaux outils informatiques de traitement du courrier (IA) et assurera la conduite du changement au niveau de son pôle.
Il-elle produit, en liaison avec les autres pôles du service, la note de synthèse mensuelle et, selon l’actualité, des notes de veille ou d’alerte à destination du Chef de Cabinet.
Profil recherché
Connaissances :
Excellentes connaissances de l’organisation administrative et du fonctionnement des services de l’Etat
Maîtrise des enjeux politiques et législatifs
Maîtrise des outils bureautiques (pack office)
MAGEC : logiciel de gestion électronique du courrier (à acquérir)
Connaissance souhaitable en matière de communication politique
Savoir-faire :
Maîtrise dans l’application de directives et de procédures
Capacités managériales avérées
Aptitude à gérer les urgences, à hiérarchiser les priorités et à rendre compte avec discernement.
Capacité à accompagner les agents dans la montée en compétence et à diffuser les bonnes pratiques.
Savoir-être :
Très grande rigueur
Sens de l’organisation et esprit de synthèse
Sens de la pédagogie
Sens des responsabilités
Discrétion
Réactivité
Polyvalence
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
La sous-direction des cabinets et du soutien au services assure les missions suivantes :
- la gestion des ressources humaines de proximité des personnels affectés au cabinet et dans ses services en lien avec la sous-direction des ressources humaines de la direction des services administratifs et financiers ;
- l'exploitation de sites immobiliers, majoritairement des hôtels particuliers classés et inscrits, regroupant les agents des services du Premier ministre et des autorités administratives indépendantes ;
- la gestion de l'activité transport des services du premier ministre et des services rattachés tant sur le plan humain que matériel ;
- le traitement de la correspondance adressée au Premier ministre, aux ministères délégués et aux secrétariats d'Etat qui lui sont rattachés ;
- l'instruction des promotions dans l'ordre national de la Légion d'honneur et dans l'ordre national du Mérite, pour le Premier ministre, les ministères délégués et les secrétariats d'Etat qui lui sont rattachés ;
- l'organisation des déplacements du Premier ministre et des délégations qui l'accompagnent en métropole, Outre-mer et à l'étranger, des missions de son cabinet, le suivi administratif et financier de son périmètre d'action ;
- le pilotage de l'intendance du cabinet et du traitement des questions protocolaires ;
- le contrôle de gestion et l'analyse de la performance ;
- l'intendance au profit du Premier ministre et cabinet.
Descriptif du service
Sous l’autorité du Sous-directeur des Cabinets et du soutien des services, le Service de la correspondance (39 agents) est en charge de l’enregistrement, du traitement et du classement de tous les courriers adressés au Chef du Gouvernement, aux Ministres délégués ou aux Secrétaires d’Etat dont ils dépendent.
Il a pour mission de préparer des réponses à la signature du Premier ministre, des Ministres délégués et des Secrétaires d’Etat ou de leur Chef de cabinet en lien étroit avec l’actualité politique, en s’appuyant ainsi sur l’expertise des conseillers.
Lieu ressource des Cabinets, le Service doit être en mesure de conserver et de communiquer toutes les informations sur les correspondances et les réponses qui leur ont été apportées.
Il gère également les dossiers de demandes d’audience et d’invitation à l’attention du Premier ministre.
Il est responsable, pour le Cabinet du Premier ministre, des Ministres délégués et des Secrétaires d’État, du déploiement et de l’utilisation de l’outil de gestion électronique du courrier (MAGEC).
Enfin, le Service de la correspondance a vocation à renforcer son offre de service en développant la production interne de notes analytiques, en complément du suivi statistique effectué. Par ailleurs, des réflexions sont amorcées quant à l’usage d’outils d’intelligence artificielle.
Le service se compose de 5 pôles (Pôle Enregistrement, Pôle Citoyens, Pôle Elus-Entreprises-Associations, Pôle Ministres délégués/Secrétariats d’État.
À propos de l'offre
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Le/ la titulaire du poste peut être amenée(e) à venir en renfort de ses équipes et à exécuter ponctuellement des tâches de classement et d’archivage.
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Pics d'activité saisonnniers
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/12/2025
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Cheffe / Chef de service dans un établissement public
