Adjoint / Adjointe en gestion administrative et financière (f/h)

Missions principales :

Sous la responsabilité du chef de service, vous réaliserez les actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière.

Activités principales :

• Saisir et suivre les commandes (fonctionnement/investissement) : gérer les devis, engager les dépenses, établir et valider les bons de commande, suivre les paiements, créer des fournisseurs si nécessaire, collecter et contrôler les pièces justificatives.
• Gérer les déplacements professionnels : utiliser la plateforme Notilus, accompagner les agents dans leurs démarches, contrôler et traiter les demandes de remboursement.
• Administrer les bourses de Master et les gratifications de stage : établir les conventions, traiter les bons de commande et assurer le suivi.
• Suivre le dispositif des stages d’excellence.
• Demander et suivre l’émission des factures et des avoirs via le Centre de Services Partagés (CSP).
• Classer et archiver les pièces justificatives.
• Assurer l’interface avec la direction des finances et l’agence comptable.
• Piloter et contrôler l’inventaire des immobilisations en lien avec la coordinatrice budgétaire.
• Former et accompagner les assistants, gestionnaires et directeurs dans l’utilisation des outils de gestion (SPHINX, Notilus) et les conseiller sur les procédures de déplacement.
• Participer aux travaux d’évolution des outils et processus de gestion.
• Assurer une veille sur la réglementation et les procédures en gestion financière et comptable.