Adjoint administratif - Assistante administrative au sein de l'Udap de la Charente (16) H/F

Référence : 2025-1816694

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : DRAC Nouvelle Aquitaine
    Direction régionale des affaires Culturelles de Nouvelle Aquitaine UDAP de la Charente Cité administrative du Champ de Mars 4, rue Raymond Poincaré 16000 ANGOULEME
  • Localisation : UDAP de la Charente Cité administrative du Champ de Mars 4, rue Raymond Poincaré 16000 ANGOULEME
Domaine : Culture et patrimoine
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Date limite de candidature : 28/02/2025

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) GROUPE RIFSEEP : 2 € brut/an
  • Catégorie Catégorie C (employé)
  • Management Non renseigné
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

Le titulaire du poste assure le secrétariat partagé du service, ainsi que la gestion administrative des dossiers de demandes d’autorisations de travaux en espaces protégés, du contrôle scientifique et technique (CST) sur les monuments historiques et de la conservation de la cathédrale, suivant une partition du département, non exclusive selon l’effectif du secrétariat.
Les secteurs permettent de cibler et connaître l'état des lieux du territoire, tout en soulignant l’intérêt de la vision et du suivi d'ensemble de l'activité du service.
Activités du secrétariat (partagées avec un autre agent) :
1/ Secrétariat général :
Accueil physique, information de premier niveau des interlocuteurs, prise de messages (non télétravaillable).Accueil téléphonique avec les pétitionnaires, les services instructeurs, collectivités, préfecture, DDT, DREAL, etc.Informations de premier niveau des interlocuteurs, prise de messages, filtrage et transfert des appels (non télétravaillable sauf possibilité technique).
Prise de rendez-vous en connaissance de l'agenda et en direct avec la personne concernée.Relève et enregistrement du courrier, arrivée et départ (envoi par déplacement physique à la poste, non télétravaillable), quotidiennement.
Gestion de la boîte mail fonctionnelle du service, réception des messages, réponses de premier niveau au nom de l'agent, transferts aux autres agents, tenue à jour et suivi du traitement pour le service, en relation directe avec les autres agents.
Recherche et préparation des dossiers pour les réunions et rendez-vous en assistance aux instructeurs (au service et sur site extérieur).
Classement et archivage (non télétravaillable).
Mise en forme et préparation des fiches de rendez-vous de consultations préalables en mairies et services instructeurs.
À partir des notes sur papier prises par l'instructeur, sur un dossier au fond duquel s'intéresser, rédaction, mise en forme, correction, relecture des supports écrits, courriers, consultations préalables (non télétravaillable).Classement et archivage, papier et numérique, en miroir, des dossiers papiers, documents, courriers et productions du service (non télétravaillable), à partager avec le service.Classement et archivage des dossiers numériques, documents, courriers et productions du service, sur arborescence partagée et à partager.
Soutien logistique pour la gestion du service : suivi et gestion des fournitures, des locaux (non télétravaillable).
Réponses aux divers courriers et demandes de renseignements administratifs (dont les demandes de stages, d’emplois).
Accueils des stagiaires de découverte de l'UDAP.
Établissement et incrémentation de la cartographie et du cahier des processus du service ; aide et conseil aux nouveaux agents.
2/Secrétariat exercé en titre propre :
Revue de presse, transmission aux instructeurs et archivage : papier (non télétravaillable) et électronique.Abondement et suivi de l'ordre du jour des réunions de service, et rédaction des comptes-rendus

Profil recherché

Sens du service public (par référence aux obligations de l’agent-e public)

Capacité à utiliser les outils bureautiques

Capacité à travailler en équipe

Connaissance et respect des règles d’hygiène et sécurité

Connaissance du domaine d'intervention

Capacité d'analyse

Capacité de synthèse

Capacité d'adaptation aux exigences du poste et du contexte

Réactivité face aux sollicitations professionnelles

Capacité à dialoguer et à coopérer avec les partenaires professionnels externes et internes

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter

fabien.chazelas@culture.gouv.fr

Qui sommes-nous ?

Sous l'autorité de la Préfecture de région et des préfectures de départements, la DRAC s'organise en trois grands pôles de compétences : patrimoines et architecture, création et industries culturelles, démocratisation culturelle et action territoriale

Au niveau local, elle s’appuie sur 12 Unités départementales de l’Architecture et du Patrimoine (UDAP) : en Charente, Charente-Maritime, Creuse, Corrèze, Dordogne, Gironde, Landes, Lot-et-Garonne, Pyrénées-Atlantiques (2 antennes), Deux-Sèvres, Vienne et Haute-Vienne.

À propos de l'offre

  • Qui contacter ?

    Monsieur Fabien CHAZELAS, chef de l’UDAP 16

    fabien.chazelas@culture.gouv.fr

    Informations :

    Envoi des Candidatures :

    Les candidatures (lettre de motivation curriculum vitae) sont à adresser à Madame la directrice régionale des affaires culturelles Nouvelle-Aquitaine, à l’adresse suivante : candidature.drac.nouvelle-aquitaine@culture.gouv.fr

    Elles seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d’évaluation contribueront à l’appréciation de la capacité à occuper l’emploi »

    Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s’engage à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d’écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.

  • Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

    Missions métier :

     Gestion et suivi sur le plan administratif des dossiers de demandes d’autorisations de travaux :

    - Enregistrement dans Patronum des dossiers papiers pour les communes au RNU.

    - Instruction Patronum :

    . Vérification de la complétude des dossiers, dès réception, et préparation des demandes de pièces sans attendre ;

    . Localisation des projets situés en espaces protégés, géolocalisation ;

    - Identification avec Patronum des dossiers portant sur monuments historiques inscrits,

    - Réception des AC, préparation du bordereau et transmission directe à la CRMH (non télétravaillable).

    - Suivi avec Patronum. des avis aux demandeurs et aux services partenaires pour les accords avec prescriptions et les oppositions, classement des fiches navettes (non télétravaillable).

    DETR : À partir de Démarches Simplifiées, saisie des fiches individuelles à pré-remplir, fiches de transmissions aux instructeurs, tableau récapitulatif, support de dialogue et de pédagogie avec la préfecture.

    Mise à jour du tableau des PDA, à croiser avec serveur M: (DRAC), en collaboration avec les architectes des bâtiments de France et les instructeurs.

    Activités exercées à titre propre :

    Référencement des projets structurants.

    Participation à la collecte des chiffres pour la réalisation du rapport d'activités du service.

    Mise à jour de la liste des immeubles protégés au titre des monuments historiques.

  • Vacant à partir du 01/04/2025

  • Chargée / Chargé d'instruction, de contrôle ou de suivi des opérations

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