Adjoint administratif - Secrétariat de direction (F/H)
Référence : 2025-1975366
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université de Limoges
- Localisation : ensil ensil 16 rue d'altantis 87000 limoges
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels selon grille contractuelle € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Assurer l’accueil, le renseignement, le secrétariat pour le compte de la direction et effectuer une diversité d’opérations administratives de gestion courante et spécifiques.
Poste rattaché dans l’organigramme aux services généraux.
Mission 1 : Secrétariat de direction – tâches administratives et de gestion liées à la fonction
- Saisir, mettre en forme, initier les signatures, éditer des documents divers et les diffuser (courrier, rapports, comptes-rendus de réunion…)
- Traiter des dossiers ponctuels
- Classer et archiver sous format numérique ou papier
- Assurer la logistique administrative des réunions, conseils, colloques…
Gérer les agendas et dossiers spécifiques de l’activité de direction
Mission 2 : Secrétariat de direction – communication en interne et en externe
- Accueillir, orienter et transmettre les informations liées à la direction
Accueillir, orienter, informer et contribuer à entretenir les relations avec les partenaires de la direction
Mission 3 : RH- Finances - Missions et états de frais (logiciel SIFAC)
- Saisir les ordres de mission des personnels et élèves pour leur collaboration occasionnelle au SP
Liquider et mandater les états de frais
Mission 4 : Evénementiel – Service Général : Gestion administrative des mises à disposition des locaux
- Répondre aux demandes d’information des divers publics relatives à l’organisation d’événements externes
- Participer à la préparation de l’organisation, assurer la visite des locaux
Etablir les conventions, les déposer dans l’application GEIDE, en assurer le suivi
Mission 5 : Scolarité Gestion administrative des déplacements élèves dans les forums et salons
- Accueillir les élèves et saisir des données dans la base de scolarité JAZZ
- Gérer les déplacements : OM et états de frais dans le cadre de leur collaboration occasionnelle au Service Public.
Profil recherché
Savoirs :
- Organisation du système éducatif
- Environnement professionnel : organisation et fonctionnement de l’EPSCP et de la composante
- Techniques du secrétariat, normes de présentation administrative
- Techniques de communication écrite et orale
- Culture internet
Savoirs Faire :
- Accueillir et prendre des messages
- Enregistrer, mettre en forme et classer des documents
- Utiliser les outils de l’environnement bureautique
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
- Structurer son travail, savoir planifier et respecter les délais
- Savoir gérer les aléas ou situations imprévues
- Travailler en équipe
Savoirs Être :
- Sens de l’organisation
- Capacité d’adaptation
- Réactivité
- Rigueur/ Fiabilité
- Sens relationnel
- Sens de la confidentialité
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Créée en 1968, l’Université de Limoges est une université de proximité à taille humaine qui forme plus de 16.000 étudiants et emploie plus de 1 800 agents permanents.
Au cœur de l’Europe, c’est un important pôle d’enseignement supérieur pluridisciplinaire, dans un environnement des plus propices à l’épanouissement scientifique. Ouverte, elle est un lieu foisonnant d’interactions, avec une population étudiante multiple, des structures d’accueil efficaces, des équipes proches, des formations fondées sur des recherches de très haut niveau et pour des débouchés bien identifiés. Son excellence scientifique, avec des laboratoires de pointe et des partenariats de grande envergure, contribue à inventer le monde de demain.
Descriptif du service
Relations.
En interne :
· Enseignants
· BIATSS
· Eleves
· Présidence
· DAF
· SFACT
· Autres composantes
En externe :
· Ensemble des interlocuteurs de la direction (partenaire professionnels, entreprises, représentants institutionnels et élus…)
· Divers organismes privés ou publics dans le cadre de la mise à disposition des locaux et l’organisation de manifestations
À propos de l'offre
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Contractuel : contrat à durée déterminée jusqu’au 31/08/2026
Les entretiens auront lieu fin août début septembre 2025
poste à pourvoir dés que possible
CV + lettre de motivation à transmettre uniquement par mail 03/08/2025 à :
Direction des Ressources Humaines
Courriel : drh-recrutement-biatss@unilim.fr
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Remplacement d'un agent en arrêt maladie
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
