Adjoint administratif Gestionnaire des approvisionnements - secteur EXPLOITATION pour le 1er novembre 2

Missions :

- Traiter les demandes d'approvisionnement en tenant compte des contraintes réglementaires, budgétaires et comptables :
- Associer la demande d'approvisionnement à un marché
- Vérifier le respect des contraintes associées à ce marché à l'aide du logiciel de GEF (budget, montant maximum, date de fin, nomenclature)
- Effectuer des recherches de fournitures ou services, en l'absence de marché ou lorsque le marché renvoi au catalogue du titulaire (consultation de catalogues, contact fournisseurs connus)
- Solliciter les fournisseurs : demandes de précisions, de devis
- Assurer une mission d'accueil, de conseil et d'information :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public (professionnels de l'établissement et fournisseurs)
- Informer, conseiller et orienter les professionnels du CPN sur les modalités et les moyens permettant de répondre à leurs besoins, ainsi que sur la suite donnée à leurs demandes d'approvisionnement
- Informer et orienter les fournisseurs
- Préparer et traiter les commandes à l'aide du logiciel de GEF :
- Assurer la mise à jour des données (notamment fichier produits en stock) dans le logiciel de GEF
- Rédiger les bons de commande
- Transmettre les bons de commande aux fournisseurs
- Réaliser les engagements de dépenses prévisibles en cours d'exercice (commandes prévisionnelles)
- Suivre et valider les opérations de réception, en lien avec les magasins ou les unités destinataires et à l'aide du logiciel de GEF :
- Constater le service fait, conforme à la commande (en quantité et en qualité)
- Vérifier du respect du délai de livraison
- Vérifier, le cas échéant, le bon enregistrement des entrées en stock et le respect des codes produits
- Liquider les factures à l'aide du logiciel de GEF :
- S'assurer de la réception des factures attendues
- Rapprocher les factures des commandes
- Vérifier les factures (conformité à la commande et au marché)
- Traiter des litiges en lien avec le fournisseur (ex : facture erronée ou incomplète, référence au marché erronée, erreur sur les prix, les quantités, la TVA, etc) et s'assurer de la réception des factures rectifiées ou des avoirs
- Transmettre au service financier, les éléments utiles à l'application d'éventuelles pénalités
- Liquider le montant des factures, après validation ou rectifications éventuelles
- Répondre aux demandes du Trésorier
- Assurer le suivi comptable des dépenses et notamment les opérations de clôture à l'aide du logiciel de GEF
- Réaliser les engagements de dépenses prévisibles en cours d'exercice
- Traiter les opérations de clôture pilotées par le service financier, et notamment les reports de crédits en balayant l'ensemble des comptes ainsi que la rectification des erreurs de clôture (stock, )
- Assurer le classement et l'archivage des pièces comptables (bons de commandes, factures)