Adjoint administratif à la direction (h/f)
Référence : O083250515000609
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : La Cadière-d'Azur
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
La communauté d'agglomération Sud Sainte Baume (Ouest Var) a été créée au 1er janvier 2015 et compte près de 63 000 habitants, répartis sur 9 communes. Elle est située entre Marseille et Toulon au c½ur du prestigieux vignoble de « Bandol ». Elle est dotée d'un patrimoine historique et environnemental réputé mondialement et est également connue pour son Circuit du Castellet
Sise entre paysages sauvages, villages authentiques et à quelques minutes du littoral méditerranéen, la communauté d'agglomération est idéalement située.
Elle cherche un.e adjoint administratif à la direction.
Au sein du service secrétariat de direction, sous l'autorité hiérarchique de la responsable de service, de la DGS, du DGAS, en lien avec les représentants de l'État, des élus et des administrés, vous renforcerez l'équipe existante et serez en charge de l'accueil téléphonique et physique, du traitement et suivi administratif et contribuerez au bon fonctionnement du service en lien avec tous les autres services.
MISSIONS SPÉCIFIQUES
Gestion des relevés de décisions des réunions des services
Gestion/suivi, commande des fournitures pour le service
Gestion des besoins (alimentaires, matériels) pour les réunions de services
ACTIVITÉS DU POSTE
1. Recevoir, filtrer, orienter, transmettre les appels et messages
2. Renseigner les correspondants
3. Relever et transmettre les messages au responsable du service
4. Effectuer les relances téléphoniques
5. Assurer la gestion des parapheurs
6. Gérer la boite électronique du service / Traiter les courriels
7. Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents/supports de communication interne émis par les directions (courriers, notes, procédures, autres documents pour diffusion)
8. Élaborer des documents numériques (tableurs, Powerpoint...)
9. Éditer, enregistrer et assurer le suivi des bons de commandes et des factures (logiciel Ciril)
10. Classer et archiver des documents
11. Ventiler les courriers/documents entre les services, reprographier, mettre sous enveloppe,
affranchir ou envoyer par mail
12. Contrôler/Corriger la forme des projets de courriels soumis à la lecture, signature ou visa
des directions
13. Contrôler/Corriger la forme des projets de courriels soumis à la lecture ou signature des directions
14. Éditer, enregistrer et assurer le suivi des bons de commande et des factures (logiciel Ciril)
15. Prendre des notes et rédiger des compte-rendu de réunions
16. Assurer la gestion des fournitures pour le service (suivi, commande, réception)
17. Assurer la gestion des besoins matériels pour les réunions de services (suivi, commande, réception)
Profil recherché
COMPÉTENCES REQUISE(S) POUR LE POSTE
* Savoirs :
- Fonctionnement d'un EPCI, de ses compétences, de son organisation
- Techniques de secrétariat, application de principes de rédaction administrative
- Maitrise de l'orthographe
- Maitrise de l'outil informatique (Microsoft Office Word, Excel, powerpoint, outlook, Teams, Internet...)
- Logiciels métier (C-logik, Ciril)
- Fonctionnement d'un EPCI, de ses compétences, de son organisation
* Savoir-Faire :
- Utilisation de Logiciels spécifiques (C-logik, Ciril)
- Capacités rédactionnelles (courriels, courriers, notes...)
- Rendre compte de son activité à son responsable
- Sens de l'organisation
- Capacité d'analyse
* Savoir-être :
- Devoir de réserve
- Respect de la hiérarchie
- Rigueur, conscience professionnelle
- Respect de la confidentialité, discrétion, probité
- Dynamisme, motivation, disponibilité, réactivité, sens de l'initiative
- Sens de la communication et du relationnel, esprit d'équipe
- Expression orale et écrite de qualité
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Faire preuve de diplomatie, de bienveillance,
- Sens du service public et de l'accueil
- Bonne présentation
FORMATION(S) REQUISE(S)
* Niveau d'études requis : Bac à Bac +2
Qui sommes-nous ?
La communauté d'agglomération Sud Sainte Baume (Ouest Var) a été créée au 1er janvier 2015 et compte près de 63 000 habitants, répartis sur 9 communes. Elle est située au cur du prestigieux vignoble de « Bandol » connue également pour son circuit du Castellet, et dotée d'un patrimoine historique et environnemental réputé mondialement, entre Marseille et Toulon.
Sise entre paysages sauvages, villages authentiques et à quelques minutes du littoral méditerranéen, la communauté d'agglomération est idéalement située.
À propos de l'offre
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Conditions d'exercice
Filière : Administrative
Cadre d'emploi : adjoint administratif (C)
Statut : Recrutement par voie statutaire (mutation ou de détachement) ou par voie contractuelle
* Adhésion au COS
* RIFSEEP (IFSE + CIA)
* Temps de travail hebdomadaire : 39h00 (25 CA et 23 ARTT) ou 35 h00 (25 CA)
Service et lieu d'affectation
Communauté d'agglomération Sud Sainte Baume - Service des Ressources humaines
155 avenue Henri Jansoulin
83740 LA CADIERE D'AZUR
Conditions & sujétions particulières du poste
Travail en bureau. Disponibilité en fonction des nécessités du service.
Les candidatures (CV + lettre de motivation), ainsi que les derniers arrêtés de situation administrative et les 3 derniers bulletins de salaire, sont à adresser par mail à rh@sudsaintebaume.fr à l'attention de Monsieur le Président de la communauté d'agglomération Sud Sainte Baume sise 155 avenue Jansoulin 83740 LA CADIERE D'AZUR.
Date limite de candidature le 15/07/2025
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
